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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de los años setenta del siglo pasado existió un impuesto denominado impuesto del tráfico de
empresas (ITE), que era un gravamen a tipo fijo sobre la actividad industrial y empresarial.
El Estado, en su proceso de adecuación a la normativa europea en materia fiscal, estableció
el impuesto del valor añadido (IVA), que grava económicamente cada acto que se considera
que añade valor, desde el momento de la producción hasta el consumidor final. Por tanto el
impuesto antecedente del IVA es el ITE. Estamos ante la evolución de una misma función
realizada a través de dos impuestos distintos y consecutivos.
Series documentales descendentes
Podemos decir lo mismo respecto a series cronológicamente posteriores. Siguiendo con el
ejemplo anterior si valoramos el ITE su descendente sería el IVA.
Series documentales relacionadas
Entendemos por series relacionadas aquellas que contienen información complementaria de
la serie evaluada. Las series documentales relacionadas pueden ser tanto series documentales
producidas por el mismo organismo (internas) como las producidas por otros organismos
(externas). En valoración documental es muy importante reflejar esta información ya que
ayuda a completar y contextualizar la valoración de una serie.
Las series documentales relacionadas en el interior de un organismo se corresponden a aquellas
series vinculadas funcionalmente y de forma directa a la serie que se evalúa.
A nivel interno es relativamente sencillo identificar las series documentales relacionadas
funcionalmente. Pero existe una gran diversidad de interrelaciones funcionales entre organizaciones.
Así pues sería muy conveniente reflejar en el proceso de valoración las relaciones
con las series documentales más destacadas de entes externos al productor. Este ejercicio nos
permite una buena definición del contexto que ocuparía esta serie documental en un marco
funcional amplio. Por ejemplo, supongamos un contexto funcional que sea la construcción
de edificios privados. En esta gran función las distintas administraciones juegan roles diversos,
por ejemplo planificación urbanística, permisos para la construcción de los inmuebles,
protección de los inmuebles de carácter histórico, inspección de seguridad de trabajo en
las obras, contratación pública…. Por tanto si evaluamos series documentales incluidas en
cualquier grupo deberíamos hacer referencia a aquellas series que contienen información
o documentos de los otros grupos. Si una administración planifica la urbanización de un
territorio deberá tomar en cuenta si hay otra administración que tiene declarados edificios
con valor cultural en ese espacio.
Finalmente hay que destacar que también existe una gran multitud de series documentales
relacionadas en el seno de un mismo Gobierno, como sería el caso de series producidas por
distintos ministerios.
4.2.5 Área de valoración
A partir de aquí el formulario de valoración deja de ser una recopilación de información
para pasar a algo más complejo, que incluye el análisis de los datos y la aplicación de criterios:
debemos reflejar y explicar los distintos valores que concurren en la serie documental
que estamos valorando. Volvemos a insistir en el hecho de que si evaluamos un conjunto
de series documentales interrelacionadas (sea por la función o por el organismo productor),
nos puede ser más fácil explicar los distintos valores.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.