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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
procede a valorar la documentación en base a los documentos que se conservan en el archivo
y se recurre a informar sobre las fechas extremas de la serie documental de acuerdo con las
fechas que constan en los inventarios. En este punto se ha de advertir que no debemos confundir
el arco temporal que abarca la serie documental con la documentación de esa serie
documental conservada en nuestro archivo o la información consignada en los instrumentos
de descripción que dispongamos.
Ordenación
Orden en el que se encuentra archivada la documentación de esa serie documental, habitualmente
suele ser:
•
•
•
•
•
numérica
alfabética
cronológica
alfanumérica
una combinación de éstas, por ejemplo, cronológica por años y, dentro del año, por número
de expediente
Es conveniente asimismo indicar los cambios de ordenación que se han producido a lo largo
del tiempo
En documentación física conocer la ordenación nos permitirá, en el caso de que sea necesario,
ajustar la técnica de muestreo más adecuada. Por ejemplo si tenemos expedientes
numerados de 1 a N elementos será más fácil aplicar un muestreo de tipo estadístico que si
estamos frente a una serie ordenada alfabéticamente sobre la cual deberíamos aplicar otra
técnica de muestreo.
Soporte documental
Se debería indicar el soporte documental en el que se gestiona la documentación. Actualmente
las organizaciones están inmersas en una transición a la gestión electrónica de sus
procesos, de forma que ya se está produciendo un elevado número de documentos electrónicos.
En este apartado deberíamos recopilar información de los formatos y versiones en los
que se gestionan las diversas tipologías documentales. También deberíamos consignar si se
ha traspasado la documentación a un soporte distinto al original y cuál ha sido el motivo
que ha originado esta decisión (mejora de la gestión, mejora de la preservación de la documentación,
seguridad…).
El objetivo final de esta información es que la organización prevea el uso de formatos que se
conserven al menos el plazo que determinen las disposiciones de valoración.
Al mismo tiempo esta información nos debe permitir cumplir con una política corporativa
de uso de formatos de conservación de documentos electrónicos a largo plazo.
Acceso
En este apartado se deben reflejar las posibles restricciones al libre acceso a la serie documental
que se valora. Aunque muchos sistemas de valoración no entran en las cuestiones
referidas al acceso, al menos como acuerdos de sus órganos resolutorios, cada vez se va imponiendo
más la solución de integrar todas las decisiones que se derivan del estudio de las