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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Aparte de la propia utilidad en materia de valoración ya descrita, la definición de la composición
de los expedientes es una herramienta de normalización que las personas responsables
del sistema de gestión de documentos del organismo pueden usar para:
•
•
Dar instrucciones sobre cómo organizar archivos de gestión u oficina y racionalizar su uso.
Formar al personal usuario del sistema.
• Colaborar con las unidades de organización y de tecnología en la reingeniería de procesos.
En un entorno de implantación de sistemas de gestión electrónica de la documentación, el análisis
de las tipologías documentales es de gran utilidad. Las herramientas informáticas de gestión
de procesos de negocio (BPM31 ) y los programas que gestionan los procesos de trabajo requieren
una estandarización de las tipologías documentales de los procesos administrativos para que
pueda llevarse a cabo la interoperabilidad y la reutilización de documentos electrónicos.
Es también una información muy importante para determinar los plazos de acceso, ya que
especifica los documentos concretos que forman la serie y se puede analizar más fácilmente
si alguno de ellos contiene datos de carácter personal.
Trámite
Aunque en valoración documental no es estrictamente necesario que se describan los trámites
de un proceso administrativo ya que la relación detallada de tipologías documentales
comentadas anteriormente no deja de ser reflejo de esa tramitación, sí que es recomendable
que el formulario recabe una breve explicación del procedimiento que se sigue en la tramitación:
por ejemplo, los informes de otros servicios específicos y determinantes en los
expedientes objeto de la serie estudiada, órgano resolutorio, comunicaciones y posibilidad
de recursos. Esta información es de utilidad tanto para la autoridad de valoración como
para las personas responsables del sistema de gestión de documentos en operaciones como
la organización de archivos de gestión u oficina.
Por otra parte es cada vez más frecuente que en las organizaciones existan análisis de procedimientos
realizados por los departamentos de organización, régimen interior, gestión
de documentos o informática, análisis que nos pueden ser muy útiles para completar este
elemento, siempre que estén actualizados y realmente respondan a la realidad y la práctica
administrativa.
Fechas extremas
También denominadas fecha de inicio y fecha final. En todo caso en este apartado se debe
definir con claridad la fecha de inicio de la serie y, si es el caso, de finalización. De esta forma
la autoridad archivística tendrá información de si está evaluando una serie documental
activa o no.
Para indicar que una serie está abierta basta con dejar sin cumplimentar la fecha final, lo que
expresará que es una serie vigente.
En este apartado es también un buen recurso acudir a consultar la normativa y legislación
específica que regule esa serie documental. Esta nos puede permitir conocer el momento de
origen de la serie documental y, en ocasiones, si la vigencia ha finalizado. Muchas veces se
31 BPM, siglas en inglés de bussines process management.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.