LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Historia del organismo
Existen determinados casos en los cuáles debe ofrecerse mayor información a la autoridad
archivística y es cuando este apartado adquiere relevancia.
Por ejemplo, en aquellos casos en los que se hayan producido cambios en el régimen jurídico
de un organismo, que hasta una fecha fue una dirección general de un ministerio y
a partir de esta fecha ha pasado a ser una Agencia gubernamental. O si se trata de fondos
documentales de organismos extinguidos cuyas funciones y competencias han sido asumidas
por uno nuevo.
Finalmente, existe la posibilidad de que se trate de organismos cuyas funciones (o parte de
estas) se han traspasado a otra administración. En este caso debemos conocer la fecha en la
que se produjo la transferencia de funciones del organismo A al B, porque puede producirse
el hecho de que la evaluación de los fondos documentales corresponda a dos autoridades de
valoración distintas
4.2.2 Área de identificación
En este área deberemos consignar gran parte de la información sobre identificación de la
documentación y de su productor, de forma que la serie documental que se valora no pueda
confundirse con otras series documentales.
Título de la serie documental
Siguiendo la norma ISAD (G), el título es aquel que da nombre a la unidad de descripción
que corresponda. En este caso no deberían usarse títulos atribuidos y nos tendremos que
ceñir al nombre concreto de la documentación que se evalúa. Una buena pauta a seguir es
ajustarnos a la denominación que la normativa legal y la reglamentación establecen para los
procesos administrativos. En todo caso debemos evitar designar la documentación mediante
denominaciones abreviadas o de uso coloquial.
Función administrativa
Debemos hacer una breve redacción de la función que desarrolla la documentación que se
valora. Es conveniente que esta redacción sea concisa pero también que refleje e ilustre, al
menos, sobre los objetivos que persigue esa actividad concreta y a qué segmento de la sociedad
afecta.
Una utilidad alternativa es la de informar al personal de la organización y a sus usuarios
del contenido de esa función. Podemos reutilizar estas definiciones en manuales de formación,
cartas de servicio, protocolos de actuación, información sobre nuestros servicios
en páginas Web, etc.
Código
Con el objetivo de controlar la valoración y para que pueda relacionarse posteriormente con
los correspondientes calendarios de conservación, se aconseja hacer referencia al código de
clasificación de esa serie documental
4.2.3 Área de características de la documentación
En esta área consignaremos toda la información sobre la normativa, procedimiento, contenido,
organización y soporte de la información.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.