LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
240
•
•
•
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Ofrecen a los archiveros una pauta sistemática y normalizada para la elaboración de las
propuestas de evaluación.
Facilitan el procedimiento de evaluación a las autoridades archivísticas.
Integran información de carácter archivístico, jurídico-administrativo, técnico e informativo-histórico.
A continuación se presenta un modelo de formulario de valoración. La propuesta que se
ofrece se basa en la estructura de la norma ISAD (G), con el objetivo de integrar al máximo
todas las tareas de identificación y descripción. Así mismo está concebido para satisfacer un
proceso de valoración en el que un organismo concreto de un sistema de archivos presenta
una o “n” propuestas de valoración a la autoridad archivística.
Finalmente conviene indicar que este modelo es una propuesta hecha desde el punto de
vista de la autoridad archivística, lo que explica el hecho de que no recoja con excesivo detalle
aquella información que no sea estrictamente relevante desde el punto de vista de la
valoración. Por ejemplo, no se exige un gran detalle de las unidades orgánicas concretas que
producen la documentación o los circuitos documentales que siguen los expedientes….
El modelo de formulario de evaluación de documentos que proponemos se estructura en
siete grandes apartados:
•
•
•
•
•
•
•
Área de contexto.
Área de identificación.
Área de características de la documentación.
Área de relación con otra documentación.
Área de valoración.
Área de disposición.
Área de control.
4.2.1 Área de contexto
Esta área obtendrá su información en gran medida del análisis del organismo productor que
se ha realizado de manera previa (véase 4.1.).
Organismo productor
La exigencia de información en este apartado estará acorde con el ámbito competencial que
tenga la autoridad de evaluación. Si estamos en el marco de una empresa privada, es posible
que sea una unidad técnica de esta la que se encargue de la mencionada tarea mientras que
el correspondiente órgano de dirección sea el que apruebe las disposiciones. En este caso la
definición de órgano productor de documentación quedará circunscrita al interior de su organización,
siendo suficiente el nombre de la unidad, de su responsable y datos de contacto.
Si estamos en sistemas más complejos y con mayor regulación sobre la producción y protección
de documentos, como pueden ser las administraciones públicas, se debería consignar el
nombre oficial del organismo y de qué administración se trata. En todo caso se debe reflejar
la siguiente información corporativa básica del organismo: nombre oficial completo, dirección,
teléfono y correo electrónico de contacto.