LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
descripción y en general para todo el ciclo vital de los documentos.
De esta manera, y a partir de toda la información recopilada, debemos obtener una idea
clara de:
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La historia del organismo o parte del organismo que estemos tratando: creación, modificaciones
a lo largo del tiempo (con sus fechas), cualquier dato sobre su desarrollo,
ampliaciones, cambios…
Sus funciones: incluyendo variaciones a lo largo del tiempo o problemas en la realización
efectiva de esas funciones.
La legislación y normativa que le afectan: cualquier tipo de norma, tanto superior como
interna, que regule su creación, competencias, organización interna, dependencia de
otras instituciones, etc.
4.2 El formulario de valoración
El formulario de valoración es una herramienta útil para el proceso de selección de documentos.
En si mismo el formulario es un compendio de la metodología de selección debido
a que su estructura y el contenido de sus campos informativos responderá a los métodos
aprobados por una organización.
Proponemos un modelo de formulario de valoración de la documentación basado en modelos
de formularios de los principales sistemas archivísticos así como en la experiencia de
evaluación que hemos desarrollado. Esta propuesta, a su vez, tiene en cuenta la terminología
y las características estructurales de las normas y de los formularios usados para el análisis y
la descripción de series documentales.
En todo caso debemos tener presente que el formulario de valoración está vinculado, y a su
vez es complementario, con los procesos de análisis documental, de identificación y descripción
de documentos.
En un sistema bien estructurado la valoración documental no debiera comportar a los responsables
de sistemas de gestión de documentos una tarea extraordinaria de identificación
y análisis documental, debido al hecho que esta es una información procedente de la fase de
análisis de las series documentales que, en su mayor parte, ya deberíamos poseer. Así pues,
en la fase de valoración documental los esfuerzos deberían concentrarse en la detección,
descripción y justificación de los distintos valores que concurren en las series documentales.
Sin embargo, la realidad es, en muchas ocasiones, muy diferente, y la ausencia de análisis
previos obliga a realizar todas estas tareas al mismo tiempo.
Tal y como ya se ha apuntado, en los sistemas de gestión de documentos la decisión sobre la
disposición de los documentos recae en una autoridad archivística. Esta autoridad no es la
responsable de la gestión cotidiana del sistema de gestión de documentos de un organismo
sino un órgano colegiado o un organismo autorizado, como podría ser un servicio técnico
o un directivo autorizado. Para relacionarse con estas autoridades, la unidad responsable del
sistema de gestión de documentos y archivo de una organización necesita conocer de forma
objetiva las pautas que han de guiar los procesos de valoración documental y la opción más
adecuada es normalizar el procedimiento de valoración de documentos mediante formularios.
Así los formularios de valoración:
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.