LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
4. Herramientas de estudio y análisis de la documentación
La recopilación previa de información es fundamental para el proceso posterior de toma de
decisiones. De la exactitud de esta información dependerá en gran medida la pertinencia de
los acuerdos y de su aplicación.
Hay una serie de cuestiones previas que debemos tener en cuenta antes de comenzar el estudio
y análisis de la documentación. En primer lugar debemos constatar que se evalúa a
nivel de serie documental. La norma ISAD (G) la define como “Documentos organizados
de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado
de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que
tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o utilización” 30 . De la mencionada definición resaltamos el factor de
ser “conjuntos de documentos agrupados por la misma actividad” que se vincula a que los sistemas
de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) se basan en agrupaciones
documentales asociadas a los procesos. Es necesario que en valoración documental podamos
hacer equivalente proceso administrativo a serie documental debido a que será en este punto
dónde tendrá el máximo sentido la disposición de documentos. En los SGDEA es ineludible
fijar los períodos de retención y acceso a los documentos debido a que será esta información
la que permitirá hacer operativas las políticas de gestión de documentos de un organismo.
En segundo lugar, los organismos que elaboran una propuesta de valoración deben tener
presente que tienen la competencia legal y funcional sobre la documentación que pretenden
valorar. Veamos un ejemplo, un gobierno es un órgano colegiado dirigido por una persona
(presidente, alcalde…). Si evaluamos la documentación que genera este gobierno lo debemos
hacer en base a los documentos que genera la presidencia (expedientes de las reuniones,
actas, disposiciones normativas, etc.) debido a que estos deberían ser considerados los originales
y las disposiciones de la autoridad de valoración se referirán a estos. Complementariamente
las disposiciones pueden indicar cómo proceder con los documentos de gobierno
que conservan otros miembros que participan en este órgano colegiado. Por ejemplo los
expedientes de las reuniones de gobierno de presidencia, en tanto que originales generados
por éste órgano, podrían ser de conservación permanente mientras que podrían ser de eliminación
en un plazo determinado las copias de estos mismos expedientes que conservan
los ministros, regidores o consejeros de ese gobierno.
Enlazando con el aspecto anterior, y en tercer lugar, debemos evaluar la serie documental de
una forma global. Se deben tener en cuenta las interrelaciones de carácter funcional y competencial
en la que esta se produce y desarrolla. Actualmente, y sobre todo en el caso de las
administraciones públicas, las competencias sobre una materia pueden, y suelen, estar compartidas
entre los diversos niveles de administración: local, autonómico/ regional, estatal, o
supraestatal. Por ejemplo, la apertura de un establecimiento comercial o industrial en una
ciudad suele conllevar la necesaria tramitación de un expediente de actividades clasificadas
de medio ambiente. Si evaluamos simplemente desde el punto de vista del municipio deberíamos
considerar no solo las competencias locales en esa materia, también las competencias
de la región y del estado. Es posible que algunos trámites y documentos contenidos en nues-
30 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2ª ed., p.
17. versión española; Madrid, 2000.
237
4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.