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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
cumentales relacionadas de carácter interno en el mismo momento. En general el marco
normativo de las series suele ser el mismo, las fuentes de información que usemos suelen
ser también las mismas o derivadas y la descripción conjunta y simultánea de las series
nos permite observar el valor de unas series en relación a otras. Así mismo es muy recomendable
que cuando las propuestas evaluadas se presenten a la autoridad archivística
para su valoración se haga de forma conjunta. De esta manera esta obtendrá una amplia
visión funcional de las series y podrá resolver con mayor seguridad.
Reunión del órgano: cuando se trata de un órgano colegiado, como es el caso de las comisiones
calificadoras, es preciso realizar la convocatoria de reunión con tiempo suficiente,
adjuntando el orden del día y toda la documentación necesaria para que los miembros
de la comisión puedan analizar previamente la información (formularios, propuestas de
calendarios, informes, etc.). Es conveniente que las reuniones sean breves, es decir, que
no haya excesivas propuestas de valoración en el orden del día, ya que esto puede resultar
abrumador para los miembros y alargar la sesión, lo que suele provocar decisiones no
meditadas o descuidos. Además las reuniones deben ser resolutivas, por lo que hay que
evitar dejar asuntos sobre la mesa y los acuerdos deben ser claros, sin ambigüedades. Del
desarrollo de la reunión y de los acuerdos deberá tomarse nota, a ser posible más de una
persona, para poder redactar después el acta.
El acta de la reunión se puede hacer más o menos detallada, según las necesidades del
sistema. Debe reflejar al menos las discusiones principales, los desacuerdos y los motivos
por los que se deciden los plazos de transferencias y selección (especialmente si éstos no
quedan reflejados en los formularios de valoración).
Una vez celebrada la reunión será necesario rehacer los formularios de valoración según
las decisiones que se hayan tomado.
Siguiendo la norma que rija el sistema de valoración, el órgano competente debe aprobar
formalmente los calendarios de valoración. Además, es conveniente que el órgano decisor
de cada organismo o archivo involucrado, cuando tenga esta capacidad, apruebe también
formalmente los calendarios para aquella documentación que les afecte. Tras la aprobación,
y si se trata de administraciones públicas, es necesario que los acuerdos se publiquen
en el boletín oficial correspondiente.
Es muy conveniente también documentarse previamente sobre lo ya realizado por otros
archivos similares con series que obedecen a las mismas funciones, para evitar uno de
los grandes problemas actuales de los sistemas de valoración, que es la multiplicación
de esfuerzos y los resultados diversos, es decir, sistemas que trabajan sobre archivos muy
parecidos pero en diferentes ámbitos geográficos estudian cada uno por su lado las series
documentales y las valoran, lo que significa que se realiza el mismo trabajo intelectual
con resultados no siempre iguales en diferentes sitios de forma casi paralela. Esto afecta
directamente al ciudadano y al futuro investigador, que no hallará coherencia en los fondos
documentales conservados en archivos de características similares, como es el caso de
los archivos municipales.