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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
se trata de una cuestión corporativa que afecta a toda la organización y a toda su documentación.
La Comisión debe por lo tanto estar compuesta por miembros que puedan ofrecer distintos
puntos de vista y sean expertos en campos relativos a los diferentes valores de la documentación.
Un sistema colegiado asegurará que la valoración sea lo más completa, ponderada y
correcta posible.
Como cualquier órgano colegiado, la Comisión debe tener regulado su funcionamiento en
lo que respecta a la forma de convocar, la frecuencia y el desarrollo de las reuniones, la manera
de tomar los acuerdos, el nombramiento y sustitución de sus miembros. También debe
estar fijado el sistema de trabajo y la forma de documentar sus acuerdos (a través de actas) y
conservar toda la documentación complementaria (formularios de valoración, ejemplos de
documentos, informes, convocatorias, órdenes del día, resoluciones…). 29
3.6 Metodología de trabajo
Una vez se dispone del órgano con potestad para decidir sobre la valoración es conveniente
tener presente que debemos organizar tanto el trabajo concreto de valoración como el funcionamiento
de este. A continuación se ofrecen algunas pautas en este sentido.
•
•
Trabajos preparatorios: el trabajo de campo normalmente lo hace el o los archivos integrados
en el sistema de valoración. En función del tamaño del sistema y de sus necesidades
resulta muy útil constituir grupos de trabajo que realicen estudios de áreas específicas.
La recopilación de información se realiza normalmente a través de reuniones previas con
los productores de la documentación y con expertos dentro y fuera de la organización, así
como mediante el análisis de la documentación ya recogida en el archivo.
Es muy útil también realizar una investigación sobre los acuerdos que para documentación
similar se hayan podido tomar en otros sistemas de valoración.
Esta recopilación de información (informes de expertos, normativa aplicable, documentación
ya recogida en el archivo, datos suministrados por el productor, etc.) quedará
plasmada de forma organizada en los formularios de valoración. La cumplimentación
en esta fase de los formularios de valoración pueden incluir o no las propuestas
concretas de valoración; su inclusión es útil, puesto que ayudará al órgano (comisión
u órgano unipersonal) a tomar la mejor decisión. La experiencia indica que partir de
una propuesta concreta agiliza además los procesos de toma de decisiones, especialmente
cuando se trata de un órgano colegiado como una comisión. Llevar ante los
miembros de la comisión los formularios de valoración con una propuesta de acuerdos
resulta en la práctica una ayuda importante.
A nivel metodológico es una práctica muy adecuada realizar la valoración de las series do-
29 Como ejemplos véase:
•Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Disponible en: http://www.mcu.es/archivos/docs/decreto_2007.pdf
•Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents (DOGC núm. 5056, de 25.01.2008). Disponible
en: http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Comissio%20Nacional%20d%20Acces/PDf/static%20file/Decret_13_01_2008.pdf
•Decreto de la Alcaldía-Presidencia del Ayuntamiento de Zaragoza de 16 de enero de 2004. Disponible en: http://www.zaragoza.es/ciudad/usic/archivo/valora_norm1.htm
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.