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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
organizar un sistema de consultas o participación tan complicado que sea inoperante o que
quede en un formalismo. Hay que buscar pues la forma de contar con la participación de
expertos en diversos campos que ayuden al sistema a descubrir los diferentes tipos de valores
de la documentación, siendo siempre realistas en cuanto a los medios y al tiempo con el que
se cuenta.
3.5.1 Comisiones calificadoras
Las Comisiones calificadoras pueden ser exclusivas para una organización o Comisiones
superiores, que realizan la valoración de la documentación de más de un organismo, normalmente
de un sistema de archivos.
En cuanto a la composición, variará mucho en función del ámbito de actuación de la comisión
de que se trata, pero lo recomendable es que esté formada o participada al menos por:
• los propios responsables de la creación de la documentación (los gestores). Para articular
la participación de los gestores uno de los métodos mas habituales es integrarlos en las
Comisiones como miembros no permanentes, y que vayan variando según la documentación
que se estudie en cada reunión. Es decir, convocar en cada una de las reuniones a los
responsables de los departamentos cuya documentación vaya a ser valorada. Pueden tener
estatus de miembros con derecho a voto o bien actuar como asesores sin derecho a voto.
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un técnico (al menos) jurídico-administrativo. Un profesional que tenga un conocimiento
profundo de la organización o sistema desde el punto de vista organizacional y de
marco jurídico.
un técnico en asuntos económicos (interventor, tesorero). En la documentación, en mayor
o menor grado siempre hay un componente de tipo económico que hay que tener
muy en cuenta, especialmente por los plazos de auditorías y fiscales.
un experto en historia contemporánea. El historiador analizará los aspectos relacionados
con el valor secundario de los documentos y su interés para la investigación, hoy y en un
futuro (hasta donde puede ser imaginado o previsto).
un experto en tecnologías de la información y comunicación (TIC). Actualmente la
mayor parte de documentos de las organizaciones ya se están produciendo y transmitiendo
electrónicamente de forma que la aportación de estos profesionales es clave en
aspectos vinculados a la gestión de los documentos, su seguridad y su preservación a
medio y largo plazo.
otros expertos, según las necesidades o la naturaleza de los fondos: sociólogos, demógrafos,
administrativistas…
el archivero o archiveros del sistema. Será el que lleve la mayor parte del trabajo, tanto
técnico como administrativo, y el encargado de impulsar y coordinar los trabajos previos
a las reuniones. Es el alma del sistema, pero también el técnico que aporta un conocimiento
de la organización a través del tiempo, con una visión a largo plazo tanto hacia
el pasado como hacia el futuro, y el que puede hacer los estudios comparativos con otros
sistemas de valoración.
la representación y el apoyo de los máximos responsables de la organización (político,
en el caso de organismos públicos), es un elemento que reforzará la sensación de que