LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
y de sus plazos, a partir de los estudios de serie, principal herramienta para la toma de decisiones.
Finalmente, a partir de esta valoración se definirán los plazos de transferencia entre los diferentes
archivos del sistema, los plazos de selección (si no son de conservación permanente),
las condiciones de la eliminación y del muestreo (si ha lugar) y los plazos y características del
acceso (en el caso de que esta sea también una atribución del sistema).
Pero además de estas, los sistemas de valoración tienen que cumplir otras funciones:
• Elaborar todo tipo de instrucciones y recomendaciones para la realización de estos trabajos
y para asegurar la colaboración de las unidades administrativas.
• Realizar el seguimiento y control de la puesta en práctica de los acuerdos adoptados.
• Intervenir desde el momento de la concepción de los circuitos y procedimientos.
• Atender a las situaciones especiales por su riesgo, urgencia u otras circunstancias extraordinarias.
3.5 Elección del sistema
El sistema elegido dependerá de las circunstancias particulares de cada archivo u organización:
de su tamaño, de la dependencia orgánica, de su capacidad de trabajo y de sus medios.
En todo caso, es fundamental contar con un respaldo legal o normativo. Como dice Jardim,
“sin esta dimensión legal, el calendario de conservación no obtendrá la legitimidad suficiente
para su aplicación” 28 .
En la tradición archivística latina se utiliza habitualmente el sistema de decisión colegiada.
Parece la forma consagrada por nuestra normativa legal y también por la práctica de los últimos
años, en los que ha habido una eclosión de comisiones de valoración. Pero no es esta la
única forma de realizar una adecuada valoración de documentos de archivo que contemple,
tanto como lo hacen las comisiones, los puntos de vista de los diferentes agentes y el contexto
de creación. Se pueden establecer mecanismos consultivos ágiles y eficaces.
Pero lograr esa valoración ideal, en la que se satisfagan las necesidades tanto presentes como
futuras de la propia organización o sistema y también de la sociedad en general, no es tarea
fácil. En primer lugar porque las organizaciones tienden a pensar solo en su presente, con
mucha suerte en su futuro, pero raramente en la sociedad en general. Y además, ¿cómo hacer
partícipe a la sociedad en la decisión sobre la conservación de documentos? Y puesto que estamos
hablando de conservar aquellos documentos que permitan reconstruir la realidad del
momento (en todos sus aspectos: administrativo, organizacional, legal, social, económico),
deberíamos contar de alguna forma con la participación de representantes de esta sociedad,
personas capaces de ver mas allá del momento presente. En algunos sistemas se realizan
consultas con diferentes agentes sociales. En el nuestro intentamos darles cabida de alguna
forma en las comisiones, aunque lo normal es que se reduzca a la presencia de historiadores,
pero no tiene porqué estar cerrado solo a este tipo de profesionales. Según las funciones del
organismo u organismos se puede y debe integrar a otros expertos, como demógrafos, historiadores
de lo social, sociólogos, economistas, etc. El peligro está en caer en la trampa de
28 JARDIM, José María, “Conception, diffusion, application du Calendrier de Conservation”. En: Archivum, vol. XXXIX, 1994,
p. 39.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.