LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
- Obtenga la autorización de la destrucción de documentos por parte de la autoridad archivística.
- Certifique la destrucción de los documentos afectados.
Documentos o series documentales que presenten vacíos informativos que imposibilitan
su comprensión también debieran ser eliminados. Nos referimos a partes de series documentales
incompletas o fondos documentales (o partes de ellos) existentes en el archivo
de los que no se sabe el contexto ni, a veces, tienen relación con el centro donde están
depositados.
3. Sistemas de valoración
La base de cualquier sistema de valoración debe situarse en tres aspectos: en primer lugar,
debe contar con una norma de regulación; en segundo lugar, debe haber una atribución de
potestades y responsabilidades, es decir, una autoridad; y por último, es preciso que produzca
y aplique unos acuerdos, normalmente reflejados en lo que se conoce como calendarios
de valoración. 19
Un sistema de valoración debe:
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tener una regulación clara, en la que se especifique, además del sistema de funcionamiento,
la forma de tomar los acuerdos de valoración y selección
contar con los medios necesarios para la realización de todas las tareas
lograr hacer una valoración desde los diversos puntos de vista, para satisfacer, como dice
la norma ISO 1548920 , las necesidades de gestión (presentes y futuras) del organismo
productor, cumplir con los requisitos legales y satisfacer las necesidades de las partes interesadas
(presentes y futuras), lo que incluye la administración, la justicia, los archivos,
los investigadores y la sociedad en general.
controlar la aplicación de los acuerdos: establecer los mecanismos de control y evaluación
del funcionamiento
ser capaz de evolucionar y revisar su propio funcionamiento
estar adaptado a la organización o sistema de archivos en el que está enmarcado
documentar cuidadosamente tanto el proceso de valoración como las consecuencias de
ésta (selección, eliminación, muestreo, transferencias, acceso)
3.1 Documentación del sistema de valoración
Una de las cuestiones más importantes que se deben tener en cuenta cuando se organiza
un sistema de valoración y selección es lo referido a la documentación del propio sistema.
Como especifica la norma ISO 1548921 cualquier sistema debe estar perfectamente documentado,
para poder en el futuro recomponer las acciones que se llevaron a cabo y su porqué,
cómo y cuándo.
19 Sobre el contenido y características de los calendarios de valoración véase el apartado 5.2.1.
20 UNE-ISO 15489-1:2001, 9.2.
21 UNE-ISO 15489-1:2001, 9.210.