LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización con fines científicos, culturales
o históricos y
contienen información y pruebas relativas a las actividades de interés para partes interesadas
externas e internas
2.2.2 Criterios de eliminación de documentos.
A continuación se ofrece una orientación sobre documentos susceptibles de ser eliminados,
éstos. Son aquellos cuyos datos se recogen en:
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Series documentales recapitulativas, este aspecto se trata con mayor detalle en el apartado
4.2., pero podemos avanzar que son series documentales que contienen la información
esencial de series que tiene relacionadas directamente. Un claro ejemplo de una serie recapitulativa
es un registro administrativo (por ejemplo Registro de la Propiedad).
Información publicada. De determinadas series documentales se publica la información
más relevante. Por ejemplo, en España la ley establece que se publiquen los informes de
los organismos de control de las cuentas de las administraciones públicas. De esta forma,
además de contener la información más relevante de la serie documental, esta es mucho
más accesible al público y es una fuente informativa segura debido a la obligatoriedad de
publicación.
Otro criterio para la eliminación de documentos es el de los de costes. Así, los documentos
y series documentales cuyo interés y utilización con fines de investigación no justifique el
coste de conservación18 deberían ser objeto de eliminación. Este criterio siempre ha generado
una cierta controversia en la profesión ya que introduce un factor económico en la
valoración que en principio no debería ser tomado en cuenta por la autoridad archivística.
En todo caso debemos ser conscientes de que la decisión sobre la eliminación o conservación
de documentos entraña costes. Así pues, el uso que hagan los investigadores puede ser un
indicador a considerar en el caso de revaloración de series documentales ya ingresadas en
archivos de carácter histórico.
Ya fuera de lo que podrían ser criterios, y más alineado con las buenas prácticas, se recomienda
la eliminación de:
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Documentos en una fase de deterioro muy avanzado cuya restauración no se justifica. En
diversas ocasiones, debido a accidentes o malas condiciones de conservación, el conservar
documentos infectados puede acabar contaminando el resto de fondos documentales.
En estas situaciones las operaciones de limpieza y restauración (en el caso de que sean
factibles) suelen ser tan onerosas y el resultado informativo es tan bajo que no es lógico
llevarlas a cabo. En estos casos, si se procede a eliminar los documentos, se recomienda
que el archivo actúe de esta forma:
- Disponga de un informe de personas expertas en restauración que detallen el estado de
los documentos.
- Se realice un inventario de los documentos afectados, hasta el punto en que sea posible
su identificación.
18 Ver: COMISIÓN SUPERIOR CALIfICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Metodología. Madrid, Ministerio de
Cultura, 2003. Disponible en: http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.