LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

•
•
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
mente haya que detenerse a intentar reflejar las causas que lo produjeron. Ejemplos de
este criterio sería, por ejemplo, la conservación de los documentos por los cuáles son
nombrados los ministros de un gobierno. También este criterio nos indica que debemos
conservar los documentos de acontecimientos o lugares, siempre que estos sean
relevantes. Por ejemplo, podemos encontrarnos con acontecimientos imprevistos de
carácter natural (incendios, inundaciones, etc.) que fuerzan a una organización a llevar
a cabo acciones extraordinarias o no previstas inicialmente, como por ejemplo ayudas
a las personas afectadas, obras públicas urgentes, campañas sanitarias, etc. En estos
casos, siguiendo este criterio, este tipo de documentación, por su excepcionalidad, debería
ser conservada íntegramente.
Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos
u otros derechos de individuos e instituciones. Estamos ante una de las mayores
responsabilidades de los gobiernos ya que estos son quienes deben garantizar derechos
esenciales como la ciudadanía, la seguridad, la propiedad de bienes, el derecho a ejercer
una profesión, etc. Estos tipos de documentos, en muchas ocasiones se presentan en
forma de registros, que atribuyen derechos y deben ser objeto de especial custodia y de
garantía de seguridad. La destrucción accidental de estos documentos puede tener un
coste social muy alto, pero cuando estamos frente a destrucciones sistemáticas y planificadas
de esta documentación como sucede en acontecimientos bélicos, el resultado es la
eliminación de toda prueba o vestigio que pueda permitir al vencido reclamar nada en el
futuro (ni su ciudadanía, ni su propiedad, ni su memoria).
Contienen datos significativos sobre ciencias y técnicas. Este criterio exige la apreciación
de expertos en cada disciplina científica que puedan apreciar el potencial valor de la información
contenida en esta documentación14 . Esta documentación, en los gobiernos,
podemos hallarla entre las diversas funciones que llevan a cabo; por ejemplo, se puede
hallar en documentación de subvenciones para determinado tipo de investigación, en el
desarrollo de centros propios o coparticipados de investigación, en becas para la investigación
o infraestructuras de apoyo a la investigación. Aunque no simplemente existe
esta información en series documentales vinculadas a la investigación, también debemos
tener en cuenta que las administraciones suelen contratar proyectos de obra pública que
debido a la complejidad de determinados proyectos, son una fuente informativa esencial
para el estudio de la ingeniería o la arquitectura. También existe información científica
y tecnológica en organismos gubernamentales especializados en la supervisión de establecimientos
industriales o de sectores relacionados con la producción y transporte de
energía, donde las exigencias de control suelen ser muy estrictas debido a la criticidad
de las materias que tratan15 . En las empresas privadas esta documentación suele hallarse
en sus departamentos de Investigación y desarrollo. En los últimos años, dentro de este
conjunto de documentación científica, ha ido tomando relevancia la documentación
relacionada con el medio ambiente y la de producción de energías alternativas frente a los
combustibles fósiles.
14 No es abundante la bibliografía sobre valoración de fondos documentales científicos; para las personas interesadas puede ser
de utilidad el manual de HAAS, J.; SAMUELS, H.W. y SIMMONS, B.T., Appraising the records of modern science and technology:
A Guide. Boston: Massachussets Institute of Technology, 1985.
15 Este aspecto es tratado en el manual de MCCARTHY, G.y UPSHALL, I., Radioactive Waste Information: Meeting our Obligations
to Future Generations with regard to the Safety of Waste Disposal Facilities, ICA Study 18, 2006.
227
4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.