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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
2.2.1 Criterios de conservación
Cuando se mencionan criterios de conservación el lector puede pensar que estamos frente a
un listado de recomendaciones que persiguen dejar constancia de los documentos históricos
que genera una organización. Esta sería una visión positivista que dominó la valoración en
la primera mitad del siglo veinte. Actualmente los criterios de valoración se deberían adaptar
a los cambios radicales que han experimentado la propia naturaleza de los documentos
y a las tendencias culturales, tecnológicas, sociológicas, legales y filosóficas presentes en la
sociedad13 . Tomando en consideración estas condiciones los criterios de conservación de
documentos nos deben permitir la identificación de la información contenida en la documentación
susceptible de ser conservada. Los siguientes criterios no deben ser considerados
una pauta inalterable, sino que su adaptación e interpretación debe estar relacionada con
el contexto en el que se aplican (características de la organización, grado de desarrollo del
sistema archivístico, etc.).
Los documentos que potencialmente deben ser conservados son los que cumplen uno o
varios de los siguientes criterios, es decir, aquellos que:
•
•
•
•
Explican el origen y evolución de un organismo y cómo actuaba e interpretaba la realidad
social. Este criterio estaría cercano al principio de procedencia. Estamos frente a series
documentales muy concretas, que se reflejan en leyes o decretos de constitución de organismos,
así cómo manifestaciones de las grandes políticas u objetivos que estos deben
llevar a cabo.
Permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos. En este punto se
considera que uno de los instrumentos que tienen los parlamentos y gobiernos para actuar,
además de sus estructuras políticas y administrativas, es la promulgación de normas
legales. El proceso de elaboración de estas suele estar condicionado por la visión ideológica
del gobierno, los grupos de presión externos que influyen en su desarrollo (o freno),
el estado de las finanzas del país, las necesidades sociales, etc.. Este criterio persigue la
conservación de esa información anterior y que está relacionada con la adopción de determinada
norma legal.
Permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades del organismo.
Cada vez más los gobiernos, y las propias empresas, deben responder no solo ante los
organismos de control ante los que legalmente tienen obligación de hacerlo (parlamentos,
juntas de accionistas…) sino que también deben responder frente a la sociedad. Qué
medidas se han llevado a cabo, qué inversión ha sido necesaria, qué “beneficios” han reportado
a la sociedad en su conjunto (o a un segmento de esta). Cada vez más se extiende
el concepto de rendición de cuentas y cada vez más la sociedad lo exige. La conservación
de esta clase de documentación complementaría la que debería conservarse siguiendo el
primer criterio enunciado, de forma que en el futuro los investigadores puedan calibrar
los resultados de las acciones llevadas a cabo por una organización.
Contienen datos significativos de personas, acontecimientos o lugares. Este criterio
estaría vinculado a una visión positivista. Refleja aquello que pasa sin que necesaria-
13 Ver COOK, Terry: “What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the future Paradigm Shift”. En:
Archivaria, vol. 43, 1997. Disponible en: http://www.mybestdocs.com/cookt-pastprologue-ar43fnl.htm; en especial el apartado
“Explorando el discurso archivístico: posibilidades y limitaciones”.