LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de valoración entre los valores primarios y secundarios de los documentos. Si en el primero
debemos tener en cuenta el período de conservación de los documentos como pruebas de
acciones llevadas a cabo por un organismo, el segundo valor se refiere al valor informativo
y cultural de los documentos. En este sentido la valoración nos permite intervenir decisiva
y activamente en la determinación del ciclo vital de los documentos y la construcción del
patrimonio documental de nuestra sociedad, siendo tarea del archivero (o de las autoridades
de valoración) armonizar este proceso.
Finalmente, el quinto principio es el respeto al equilibrio entre las consideraciones relativas
al contexto de creación de los archivos y aquellas ligadas a su uso. La valoración debe situarse
en un espacio equidistante entre la exclusiva consideración del contexto de creación, como si
este fuera el único elemento a tener en cuenta, o la importancia que atribuyan investigadores
o usuarios a los documentos.
2.2 Criterios para la valoración de documentos
Una vez presentes los principios que debemos observar en la valoración, los sistemas archivísticos
han de fijar los criterios que sirvan para valorar la documentación. Los criterios deben
ser vistos como ayudas para la valoración de series documentales y de hecho son el filtro
que nos ayuda a la atribución de valor. Insistimos en el hecho de que los criterios deben ser
publicitados por la autoridad archivística por estos motivos:
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Por responsabilidad. Las autoridades archivísticas deben hacer público y de forma documentada
su posicionamiento de valoración de forma que pueda ser objeto de una futura
revisión crítica.
Por seguridad. Manifestar los criterios permite al archivo que valora conocer los parámetros
mediante los cuales serán “juzgadas” sus propuestas de valoración, de esta forma se
reduce la incertidumbre y la subjetividad de la persona que valora.
Por continuidad. La composición de las personas que conforman un órgano de valoración
cambia, de forma que establecer los criterios de forma normativa también permite
mantener una línea coherente en la valoración.
A continuación ofrecemos los criterios de valoración que actualmente tienen una mayor
aceptación profesional 12 y que, en sí mismos, son un compendio de la evolución de la
archivística contemporánea, en especial la desarrollada a partir de la teoría de la macrovaloración.
12 Tenemos ejemplos de disposiciones normativas relacionadas con criterios de conservación y eliminación de documentos en
los textos de los siguientes órganos archivísticos:
COMISIÓN SUPERIOR CALIfICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Metodología. Madrid, Ministerio de Cultura,
2003. Disponible en: http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf
COMISIÓN CALIfICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL AYUNTAMIENTO DE ZARAGOZA. Disponible en:
http://www.zaragoza.es/ciudad/usic/archivo/valora_norm5.htm
COMISSIÓ NACIONAL D’ACCéS, AVALUACIÓ I TRIA DOCUMENTAL. Orden del consejero de Cultura de 15 de octubre de
1992, per la que se aprueban los criterios generales de evaluación y selección de documentación y el modelo de propuesta
correspondiente. (DOGC nº 1688, de 30.12.1992).
COMISIÓN ANDALUZA CALIfICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. ver Art. 45 del Decreto 97/2000, de 6
de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de
enero, de archivos (BOJA nº 43 de 11 de abril de 2000). Disponible en: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/web/servlet/
descarga?up=1329
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.