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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
mente válida para los documentos en papel o los expedientes híbridos.
Uno de los aspectos que genera una cierta confusión entre los profesionales de archivos es
la valoración de la documentación electrónica. Consideramos que, conceptualmente, no
debe hacerse distinción alguna entre los documentos debido a sus características físicas o
formatos. Los documentos electrónicos deben ser valorados de forma similar a cualquier
otra documentación ya que, en esencia, lo que persigue la valoración es identificar la
información contenida en los documentos que deba ser conservada permanentemente.
Por tanto, la metodología de valoración se orienta a la determinación de valor y no a las
características formales de los documentos.
Aún así, debemos hacer constar el impacto que está produciendo el constante incremento
de trámites electrónicos con la consiguiente producción de documentación electrónica
y el desarrollo de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Esta realidad
ha renovado el protagonismo que adquiere la valoración en relación a estos sistemas
de gestión básicamente vinculada a todo aquello que se refiere al diseño de políticas de
preservación digital ya que es la valoración la que determina el tiempo que deben ser conservados
los documentos. Esta información es determinante para las organizaciones en el
momento de decidir con qué formatos van a gestionar sus documentos y en qué formatos
van a ser conservados de forma que cuando se requiera puedan ser utilizados en el futuro
con total garantía.
Finalmente, antes de emprender un proceso de valoración, hay una serie de recomendaciones
desde el punto de vista metodológico y sistémico que a nuestro juicio deben ser tenidas
en cuenta:
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La valoración documental debe ser previa, desde el origen (y más en documentos electrónicos)
y por series documentales. Es necesario, incluso diríamos que obligatorio, que
los profesionales de la gestión de documentos y archivos se integren en los equipos multidisciplinares
que están llevando a cabo el rediseño de procesos administrativos en las
distintas organizaciones. Toda la información analítica de estos procesos (por ejemplo,
qué documentos no deben ser presentados por los ciudadanos, cuáles pueden ser sustituidos
por declaraciones, qué legislación afecta a ese procedimiento, los trámites, etc.)
debería ser reaprovechada para llevar a cabo el proceso de valoración. Es una forma de
ganar en eficiencia y, a su vez, poder gestionar de forma adecuada los documentos desde
su concepción.
Visión del contexto funcional. Tradicionalmente las administraciones públicas solían
mantener sus estructuras orgánicas durante mucho tiempo de forma que la valoración
de los documentos podía basarse con mucha fiabilidad sobre el organismo productor. Ya
desde la década de los años setenta del siglo pasado, las administraciones públicas han
ido creando organismos que emulaban la gestión privada (empresas públicas, consorcios,
institutos, fundaciones…) con los que se ha pretendido llevar a cabo una gestión más
eficiente. También en estos años las estructuras administrativas han debido adaptarse a
nuevos cambios sociales y culturales (medio ambiente, cooperación internacional, igualdad
de género, sociedad de la información…) muy poco previsibles 30 años antes. Finalmente,
las grandes administraciones públicas como por ejemplo ocurre en Europa con
los distintos niveles que tiene (Unión Europea, estados, administraciones regionales y administraciones
locales) aplican el principio de subsidiariedad mediante el cual el servicio
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.