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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
gular de documentos comporta graves sanciones económicas y en muchos estados incluso
procesos de carácter penal. Es esencial que la organización se dote de normas para la
aprobación de plazos de conservación de sus documentos y de sistemas regularizados de
destrucción.
Valorar los documentos exige necesariamente la aportación de los distintos puntos de
vista de los diversos especialistas de la organización. Los juristas han de informar sobre
el marco jurídico de los documentos y los plazos de conservación legal; los técnicos especialistas
deben describir la funcionalidad de esos documentos y su utilidad presente y
futura.
La dirección debe promover y difundir el conocimiento y observación de las normas de
disposición entre el conjunto de sus empleados.
La destrucción de documentos conlleva la necesaria autorización del o de los directivo/s
que tenga/n la potestad normativa para aprobarla. El archivero debe ser el actor que prepara
la destrucción y asegura su ejecución de forma segura y confidencial.
Los archiveros deben prever la conservación futura de la documentación de conservación
permanente. Esto, para la documentación electrónica, implica el desarrollo de estrategias
de preservación a largo plazo de estos documentos, estrategias que deben llevarse a cabo
conjuntamente con los responsables de las áreas de tecnologías de la información.
Desde nuestro punto de vista la identificación, la clasificación y la valoración deben estar
presentes desde el principio de la gestión documental: debemos realizar una gestión integral
de la documentación, mediante el diseño de procedimientos y flujos documentales
con la vista puesta en todo el proceso, incluyendo el archivo definitivo, la destrucción y
el acceso. En la práctica tendremos que buscar en nuestra propia organización la forma
de introducir estos conceptos y valores, consiguiendo que el archivo esté presente desde
el primer momento.
La relación de la valoración con el resto de los procesos archivísticos es muy importante,
y fundamental para que el sistema funcione: la identificación de las series, su clasificación
mediante una codificación permitirán que la documentación lleven unidas, a ser posible
desde el momento de su nacimiento (registro o creación del documento), las condiciones
que van a regir su ciclo de vida: transferencias entre archivos del sistema, selección,
y acceso. Esto es especialmente importante en el caso de los documentos electrónicos.
La asignación en el registro de una codificación que implique su clasificación como perteneciente
a una serie documental permitirá tener controlados los documentos desde el
primer hasta el último momento.
La unión de la clasificación funcional con los acuerdos de transferencias, selección y acceso
resulta utilísima en la gestión y control del ciclo vital, pues permite una definición a
priori de las diferentes etapas y situaciones por las que el expediente o documento debe
pasar, determinando desde su creación cuál va a ser su proceso vital. Se impiden de esta
forma las situaciones no controladas y las decisiones arbitrarias. La asimilación de cada
expediente o documento a su serie documental a través de la clasificación supone automáticamente
la asignación de unos plazos de transferencias y de conservación, así como
de las condiciones para el acceso a lo largo del tiempo. Esta cuestión, que ha resultado
muy clara en la instauración de sistemas de gestión de documentos electrónicos, es igual-