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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
del organismo.
c) Debe responder a las necesidades presentes y futuras de los interesados tanto internos
como externos.
1.2 Utilidad de la valoración.
Una valoración sistemática del conjunto de series documentales de la documentación de un
organismo reporta un conjunto de beneficios que no son simplemente de carácter económico.
A continuación se detallan algunos aspectos concretos en los que se muestran las ventajas
de la valoración de documentos8 .
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Nos permite un exhaustivo conocimiento de la documentación que genera el organismo
y ayuda a delimitar las series documentales propias de este.
Derivado del anterior, se identifican las series que contiene información esencial para la
organización asegurando de esta forma su adecuada protección, conservación y preservación;
así cómo también aquellos documentos que justifican derechos y deberes tanto de
la propia organización como de terceras partes.
Asigna y controla el ciclo vital de los documentos producidos por la organización de
que se trate, desde el momento de su creación hasta su desaparición o conservación
definitiva. Esta asignación se realiza mediante el estudio pormenorizado de las series
documentales del que resulta el establecimiento de los valores primarios y secundarios
de estas series.
Determina el soporte más adecuado para los documentos en función del uso y valores de
la serie documental valorada.
Simplifica las transferencias documentales entre las diversas fases de archivo y permite
racionalizar los costes en infraestructuras destinadas al almacenaje y custodia de los documentos
ya que estos deben ser eliminados de forma sistemática y normalizada cuando
no son necesarios y así lo disponga la autoridad archivística.
Delimita en qué momento de su ciclo vital los documentos pueden ser consultados por
los ciudadanos, y bajo qué circunstancias y condicionantes, siempre según la legislación
vigente. También el hecho de reducir el volumen de documentos, manteniendo el máximo
de información, facilita el acceso material a la documentación por parte de personas
usuarias e interesadas.
Asegura la conservación a largo plazo de los documentos que ayudarán a explicar en el
futuro la evolución de una sociedad desde diversos ámbitos (social, político, económico,
tecnológico, etc.).
Se cumple con la obligación que tiene la administración (como poseedora de patrimonio
documental y por su propia organización) de recoger, conservar, organizar y poner al
servicio de los ciudadanos y de la administración la documentación tanto generada como
recibida.
8 Los mencionados aspectos siguen los sugeridos por RIVAS, Elena, “Valoración y selección en un sistema archivístico”. En:
Legajos, nº 10, 2007, p. 52; HERNÁNDEZ, Luis y MORO, Manuela, Procedimientos de valoración documental. Salamanca:
ACAL, 2002. p. 32; CNATD Normes i procediments de valoració documental per a arxius públics, Barcelona: Departament de
Cultura, 1997.p. 11.