LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4.4
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Valoración y selección de documentos
Cermeno Martorell, Lluís
Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya (España)
Rivas Palá, Elena
Archivera del Ayuntamiento de Zaragoza (España)
1. La valoración de documentos
1.1 Definición y principales conceptos
La valoración o selección documental se define como la “fase del tratamiento archivístico
que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales,
fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total
o parcial” 1 . Creemos interesante analizar y comentar las principales características de esta
definición
El inicio de la definición es: “fase del tratamiento archivístico”. En este sentido cabe considerar
la valoración documental como una actividad puramente técnica y que está vinculada
a otras fases, como por ejemplo la identificación y la descripción de series documentales. En
segundo lugar estamos frente a unas acciones, “analizar y determinar los valores primarios
y secundarios”, que exigen una metodología para llevarlas a cabo. Se concibe la valoración
como un proceso técnico que nos debe conducir al establecimiento de los distintos valores
existentes en las series documentales concretas. A continuación desarrollaremos el concepto
valor y los conceptos valor primario y valor secundario. En archivística, y cómo hemos visto
anteriormente, la valoración ha sido definida pero no siempre lo ha sido el sujeto (valor).
Entre diversas acepciones, el Diccionario de la Real Academia Española define valor como el
“alcance de la significación o importancia de una cosa, acción, palabra o frase” 2 . En nuestro
entorno profesional los documentos valiosos serían aquellos “importantes”. La importancia
de los documentos no la debemos asimilar necesariamente a aquellos documentos de carácter
histórico. La importancia puede estar vinculada a la finalidad o uso por el que ha sido
concebido ese documento (valor primario) y/o a la información, más allá de la vinculada a
su creación, que este contenga (valor secundario) 3 . La definición de valores está ligada necesariamente
a los valores imperantes en una sociedad determinada, son los procesos sociales
los que a lo largo del tiempo crean y destruyen valores y que los archivos deben plasmar4 .
En valoración documental la atribución de valor a los documentos se realiza esencialmente
mediante la asignación de criterios. Estos no son más que una medida, una norma o una
1 Hemos optado por usar una definición del Diccionario de Terminología Archivística entendiendo que ha sido normalizada por
un organismo internacional y de amplia aceptación en la profesión, frente a las definiciones de diversos autores quizás más
completas. A su vez esta es una definición mucho más completa que la que nos ofrece el propio CIA en la norma ISAD – G
en su terminología “Valoración: Procedimiento que permite determinar el calendario de conservación de los documentos de
archivo. (Appraisal)” http://www.ica.org/sites/default/files/isad g SP.pdf
2 Diccionario de la lengua española. 22ª ed. Real Academia Española. Disponible en: http://www.rae.es/rae.html
3 Seguimos en este punto la distinción de valor propuesta por SCHELLENBERG, Theodor, Archivos Modernos. La Habana,
Imprenta del Archivo Nacional, 1958, p. 164 y siguientes.
4 BROTHMAN, Brien, “Órdenes de valores: cuestionando los términos teóricos de la práctica archivística” En: Tabula, nº10,
2007, pp. 31-31.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.