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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
suporte electrónico. Em relação a estes, um dos aspectos a considerar passa pela definição
dos requisitos mínimos necessários a respeitar na sua produção e manutenção, na longa
duração, para que possam manter-se completos, fidedignos e autênticos138 . Com base nessa
análise é possível avançar para a definição de critérios relativos ao tipo de informação a autonomizar.
As perspectivas futuras no que à descrição arquivística se reporta passam, em boa medida,
pela implementação, exploração e rentabilização do modelo conceptual proposto pelas normas
internacionais na sua globalidade, o que implica uma maior aposta na descrição do
contexto de produção e utilização dos documentos.
A dimensão e a complexidade de tal abordagem, bem como a diversidade dos objectos a
representar, requer equipas de profissionais bem preparados, experientes, mas obriga também
ao recurso e à colaboração com especialistas em diferentes áreas e domínios do conhecimento,
que necessariamente se estende, mas que claramente transcende, os da informação
e documentação.
Justifica-se, pois, a partilha na elaboração de novos instrumentos de trabalho, visando dar
resposta às questões identificadas mas também, e necessariamente, a todas as demais que
não deixarão de surgir. Mas também a partilha do conhecimento, da experiência e da reflexão
que sempre resultam de tais processos.
Neste trabalho, em constante actualização, as normas combinam-se e articulam-se e também
elas necessitam de ser encaradas de uma forma dinâmica. Elas próprias devem ser
testadas, postas à prova e encaradas com espírito crítico. E se é desejável, para o trabalho de
descrição quotidiano, que sejam estáveis, a verdade é que elas, como os próprios objectos a
que se reportam e para cuja representação pretendem contribuir, não podem funcionar de
forma estática.
São, no entanto, importantes auxiliares do trabalho dos profissionais, garantes de uma maior
coerência e consistência da descrição, da sua normalização, controlando a subjectividade
inerente a qualquer representação humana da realidade, pois se a descrição é, antes de mais,
a “elaboração de uma representação…”, nunca será demais recordar, e recorrendo às palavras
do poeta português António Gedeão, que “… onde Sancho vê moinhos, D. Quixote
vê gigantes…” 139 .
38 c�., c�., � � ���� ���� ���p����, ���p����, du�AntI, du�AntI, l������, l������, �th� �th� ��p��� ��p��� �� �� ������� ������� ���h�����y ���h�����y �� �� ���h���� ���h���� ��������, ��������, já ������, ������, � � du�AntI, l��
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39 G�d�Ão, A��ó���, �I�p����ã� d�������. I�: Obra completa. 2.ª ��. l��b��: ���ó��� d’á���, 2���, pp. 92�93.