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subelementos a criar. Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales O facto de a muita informação a registar se encontrar estreitamente relacionada, levou frequentemente à opção da sua não individualização em elementos autónomos. Tal obriga, tendo em vista as questões de coerência e de consistência das descrições, a definir a ordem pela qual os diferentes tipos de informação devem ser registados e até, no caso, por exemplo, da Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão), prever a sintaxe de separação dos diferentes tipos de informação. Para além dos exemplos supra mencionados, poder-se-ia acrescentar a História administrativa / biográfica / familiar, que na norma ISAAR (CPF) já apresenta as alternativas de registo num único texto narrativo, individualizando apenas as Datas de existência / actividade, ou de forma estruturada, recorrendo aos elementos História, Lugares, Estatuto legal, Funções, ocupações e actividades, Mandatos / fontes de autoridade, Estruturas internas / genealogia, Contexto geral. Os exemplos poderiam multiplicar-se. Este aspecto, aliás, não é novo. As normas de codificação das descrições anteriormente referidas, nomeadamente a EAD ou a EAC-CPF, apostam já na subdivisão de alguns elementos de informação da ISAD (G) ou da ISAAR (CPF), ou na criação de novos. Com efeito, a subdivisão de alguns elementos contribuiria para promover uma maior normalização no que respeita ao registo de informação, garantindo uma maior interoperabilidade entre diferentes sistemas de descrição (arquivísticos, biblioteconómicos, museológicos). A opção por esta possibilidade não se encontra, no entanto, isenta de dificuldades. Haverá que, em primeiro lugar: • • • • identificar qual a informação a individualizar, com que critérios e com que objectivos; definir qual o grau de granularidade a adoptar na individualização dessa informação; ponderar entre duas possibilidades: criação de novos elementos de informação, ou subdivisão dos propostos pela ISAD (G); assegurar a coerência da grelha de elementos / subelementos assim obtida; • assegurar que os novos elementos / subelementos complementam a ISAD (G), resolvem as questões por ela deixadas em aberto e não conflituam com os já existentes136 . 2.10 Perspectivas futuras Uma proposta de criação de novos elementos / subelementos de informação poderá eventualmente passar pelo recurso à Diplomática137 , que confere uma particular atenção à natureza e à estrutura formal dos documentos, com particular incidência nos documentos em 36 A �� p�� p�� j�� j�� ã� ��ã� �� G��p� G��p� �� b�j� ��b�j� ��b�� b�� c�� c�� y l�ó�, l�ó�, �� çã� ��çã� �� fotográficos: “�ara describir de forma sistematizada y ordenada muchas de las características físicas propias de este material �� b�� ó� �� ‘S�b��’, �� ‘p��b�� á��’ �� c�� y q�� h� �� la clave para resolver muchas de las dificultades encontradas”. Y es que, en efecto, si bien la Norma �SAD (�) establece unas á�� y �� q�� b�� , �� q�� h�y �� b�� p�� ó� �� b�� q�� .� I�: ��b��ó� �� p�� p��ó� �� p��ó� ��h�� dos, formatos y materiales específicos”, p. 13�, �á citado. 3� c�. du�AntI, l��, c�. du�AntI, l��, Diplomática: usos nuevos para una antigua ciência. .ª ��ó� �� . c��: S & c �� ciones, 1��6. �efira-se que esta foi a metodologia utilizada no �mbito de um grupo de trabalho constituído pela Direcção-�eral �� A�q��, �� bj�� p�� à ��ã� �� p�� p�� ODA. 213 4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística. 214 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales suporte electrónico. Em relação a estes, um dos aspectos a considerar passa pela definição dos requisitos mínimos necessários a respeitar na sua produção e manutenção, na longa duração, para que possam manter-se completos, fidedignos e autênticos138 . Com base nessa análise é possível avançar para a definição de critérios relativos ao tipo de informação a autonomizar. As perspectivas futuras no que à descrição arquivística se reporta passam, em boa medida, pela implementação, exploração e rentabilização do modelo conceptual proposto pelas normas internacionais na sua globalidade, o que implica uma maior aposta na descrição do contexto de produção e utilização dos documentos. A dimensão e a complexidade de tal abordagem, bem como a diversidade dos objectos a representar, requer equipas de profissionais bem preparados, experientes, mas obriga também ao recurso e à colaboração com especialistas em diferentes áreas e domínios do conhecimento, que necessariamente se estende, mas que claramente transcende, os da informação e documentação. Justifica-se, pois, a partilha na elaboração de novos instrumentos de trabalho, visando dar resposta às questões identificadas mas também, e necessariamente, a todas as demais que não deixarão de surgir. Mas também a partilha do conhecimento, da experiência e da reflexão que sempre resultam de tais processos. Neste trabalho, em constante actualização, as normas combinam-se e articulam-se e também elas necessitam de ser encaradas de uma forma dinâmica. Elas próprias devem ser testadas, postas à prova e encaradas com espírito crítico. E se é desejável, para o trabalho de descrição quotidiano, que sejam estáveis, a verdade é que elas, como os próprios objectos a que se reportam e para cuja representação pretendem contribuir, não podem funcionar de forma estática. São, no entanto, importantes auxiliares do trabalho dos profissionais, garantes de uma maior coerência e consistência da descrição, da sua normalização, controlando a subjectividade inerente a qualquer representação humana da realidade, pois se a descrição é, antes de mais, a “elaboração de uma representação…”, nunca será demais recordar, e recorrendo às palavras do poeta português António Gedeão, que “… onde Sancho vê moinhos, D. Quixote vê gigantes…” 139 . 38 c�., c�., � � �� p��, ��p��, du�AntI, du�AntI, l��, l��, �th� �th� ��p�� p�� h��y ��h��y �� h�� h�� , ��, já ��, ��, � � du�AntI, l�� ; �AStWood, t��y; mAcn�Il, H��h��, The Preservation of the Integrity of Electronic Records. V��: u��y �� b��h c��b��, [ 99�]. [c��. n��. 2� �]. d��p�� : h��p://www.��p��.��/ubc��j��/�� .h��. 39 G�d�Ão, A��ó��, �I�p��ã� d��. I�: Obra completa. 2.ª ��. l��b��: ��ó�� d’á��, 2��, pp. 92�93.
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