LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Documento simples – Título:
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
a) Tipologia documental;
b) Agente da acção que origina o documento;
c) Qualificativo que permita uma identificação mínima do agente da acção (cargo,
residência ou naturalidade, etc.). De referir, no entanto, que esta informação pode,
alternativamente, ser remetida para Âmbito e conteúdo.
Na prática verifica-se que, sobretudo aos níveis mais baixos de descrição, diferentes arquivistas
atribuirão à mesma unidade diferentes Títulos, o que não deixa de colocar questões
relativamente à coerência e consistência da descrição e à sua normalização.
O mesmo se passa em relação ao elemento Âmbito e conteúdo: algumas normas ou orientações
remetem para este elemento o registo das estruturas das bases de dados relacionais,
por exemplo, enquanto outras apontam para o seu registo no Sistema de organização.
Aos níveis mais baixos de descrição, é também neste elemento que podem ser registados
aspectos como sinais de autenticação, marcas de utilização, ilustrações ou imagens, por
exemplo.
Passando para o elemento Datas, constata-se que prevê o registo das de produção e de acumulação.
Em relação aos documentos electrónicos, por exemplo, poderão ser considerados
outros tipos, e é possível definir em que elemento será pertinente proceder ao seu registo:
as datas de alterações de formato, de conversões ou migrações, por exemplo, poderão ser
registada no elemento História custodial e arquivística.
Para as bases de dados, poderá ser relevante registar a data da criação da estrutura actual, que
poderá ser registada no elemento de informação Sistema de organização, ou de eventuais estruturas
anteriores, que poderão ser registadas no elemento de informação História custodial
e arquivística. Poderá ser ainda registada a data do último acesso, no elemento de informação
Âmbito e conteúdo.
Um dos aspectos recorrentes passa, claramente, pela utilização dos Níveis de descrição, ou
seja, a posição de uma unidade de descrição na hierarquia de um Fundo. Diferentes sistemas
de descrição arquivística, no âmbito de uma mesma realidade nacional e, por maioria de
razão, no âmbito internacional, entendem-nos e aplicam-nos de formas diferentes, o que em
nada contribui para a normalização das descrições produzidas.
Relativamente ao Fundo, para além das questões relacionadas com uma abordagem minimalista
ou maximalista, a sua delimitação passa pela identificação e delimitação dos respectivos
produtores. Estas questões ganham uma nova visibilidade face à aposta na descrição das
autoridades arquivísticas, que contribuirão para espelhar, de forma ainda mais óbvia, a falta
de consistência e de coerência na aplicação dos conceitos. Daí a tentativa de proceder a uma
identificação, tão clara quanto possível, das características que devem apresentar as pessoas
colectivas, públicas ou privadas, para poderem ser consideradas enquanto tal 133 .
33 c�. ducH�In, m��h��, �l� ���p��� ��� ����� �� ���h������q��: p�����p�� �h��q��� �� p��b����� p����q����. I�:
c�. ducH�In, m��h��, �l� ���p��� ��� ����� �� ���h������q��: p�����p�� �hé���q��� �� p��b����� p����q����. I�: Études
d’archivistique: 1957-1992. �����: A���������� ��� A��h������� ����ç���, 992, p. 9; du�Anc�, cy��h�� J. (���p.), Interprétation
des notions de fond, de collection et de pièce dans la description des documents d’archive: exposé de principes. V������
3.2. o��w�: A��h���� n��������� �� c����� – d�������� ��� A��h���� �� ��� d�������� G�������������x, 993.
211
4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.