LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
resultam os documentos que a integram. Quando se reporta ao Documento simples, pode
registar a tipologia e a tradição documentais, a actividade, transacção ou assunto que está
na base da criação do Documento simples e o respectivo autor intelectual, caso este difira do
produtor do Fundo.
Verifica-se pois que, na prática, o tipo de informação a registar neste elemento varia substancialmente,
tendo em conta o nível de descrição, factor que contribui para a complexidade
do seu preenchimento. Observem-se os seguintes exemplos:
Documento composto - Título:
a) Tipologia documental;
b) Agente da acção que origina o documento (caso não coincida com o produtor).
Documento composto - Âmbito e conteúdo:
a) Tipologia documental dos Documentos simples que integram o Documento composto.
No entanto, caso se opte pela descrição dos Documentos simples que constituem o Documento
composto, as respectivas tipologias documentais serão retiradas do elemento Âmbito
e conteúdo (para onde eram remetidas no exemplo anterior), passando a ser registadas nos
respectivos Títulos.
O preenchimento deste elemento varia, igualmente, quando se tem em consideração o princípio
da não repetição da informação, que frequentemente pode entrar em conflito com o
princípio da auto-explicatividade. Observe-se o seguinte exemplo:
Série - Título:
a) Tipologia documental.
Documento composto - Título:
a) Tipologia documental (informação que já consta no Título, ao nível da Série);
b) Agente da acção que origina o documento.
Caso, no Título do Documento composto, se opte apenas pelo registo do agente da acção que
origina o documento, considerando que a respectiva tipologia já se encontra registada ao
nível da Série, pode considerar-se o Título auto explicativo?
Como deverá ser aplicado, na prática, o princípio da auto-explicatividade? A informação
registada em cada elemento de informação deve, por si só, ser auto-explicativa? Ou a autoexplicatividade
de cada elemento de informação deve ser aferida no todo em que se integra,
ou seja, em articulação com os demais elementos de informação utilizados para descrever
uma determinada unidade arquivística?
Esta mesma questão pode ser transposta para a análise da exaustividade da informação a
registar no Título, sobretudo aos níveis mais baixos de descrição, por contraposição à que
deve ser remetida para o elemento de informação Âmbito e conteúdo: