LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
se materializar na documentação produzida, a criação das relações entre as descrições criará
nos utilizadores a falsa expectativa de as ver espelhadas na própria documentação.
Tendo sempre presente a necessidade da definição de políticas de descrição, e considerando
que um ficheiro de autoridades pode funcionar como um ficheiro de referências em relação
às entidades descritas, será sempre possível definir uma hierarquia de prioridades das relações
a criar, quer entre as entidades, quer entre estas e os recursos de informação. Neste
último caso o leque de possibilidades é de tal forma vasto, que a primeira opção, e tendo em
conta que se trata de registos de autoridade arquivística, terá necessariamente que recair nas
ligações às descrições da documentação de arquivo. Só após estas se encontrarem asseguradas,
será de encarar a ligação a outros tipos de recursos.
2.7.3 Autoridades arquivísticas: funções
A descrição das funções constitui uma forma de contextualizar a produção documental,
havendo que definir, caracterizar e delimitar os diferentes níveis em que se subdividem, no
sentido de promover a sua utilização coerente e consistente, bem como o nível de profundidade
e exaustividade das descrições a elaborar.
Há ainda a considerar as relações entre as funções, que podem ser hierárquicas, cronológicas
ou associativas, mas também a relação das funções com os diferentes produtores que
sucessivamente as desempenham ou desempenharam ao longo do tempo, bem como com a
documentação que originaram.
A experiência neste domínio específico por parte da arquivística portuguesa é muito particular.
Centrou-se, numa primeira fase, na construção de uma Tabela de selecção das funçõesmeio119
, com o objectivo de proceder à sua identificação transversal no âmbito das entidades
da Administração Central do Estado, bem como das séries documentais delas decorrentes, e
à posterior definição de orientações para a avaliação da documentação que englobam.
Numa segunda fase, evoluiu no sentido da construção, que se encontra em curso, de uma
Macroestrutura Funcional (MEF) 120 . Tem como objectivo a criação de uma macroestrutura
de topo, destinada à representação transversal das funções do Estado, mas partindo agora
de uma perspectiva supra organizacional. A perspectiva transversal posiciona esta macro
estrutura num nível superior à de cada organização de per se. Compreende dois níveis funcionais:
o primeiro para a representação das funções, o segundo para a representação das
subfunções ou actividades em que estas se subdividem. Tem como objectivo a racionalização
da produção e da organização documental, conduzindo à melhoria das práticas de gestão,
facilitando a posterior recuperação e reutilização dos documentos e promovendo a interoperabilidade
semântica entre os diferentes organismos.
A sua articulação com a descrição das funções relacionadas com os produtores de Fundos documentais,
reveste-se de algum grau de complexidade e encontra-se em fase de teste. Refira-se
que não se encontra ainda operacional, no que será o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas,
a implementar, gerir e controlar pelo órgão de coordenação da política arquivística
9 �o�tuGAl. �o�tuGAl. dI��cÇÃo�G��Al dI��cÇÃo�G��Al d� d� A�QuIVoS,
A�QuIVoS, Tabela de selecção das funções-meio. l��b��: dGA�Q, 2���. [c������.
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c�. �o�tuGAl. dI��cÇÃo�G��Al d� A�QuIVoS, Governo Electrónico e interoperabilidade: documento metodológico
para a elaboração de um esquema de metainformação para a interoperabilidade e de uma macroestrutura funcional. l��b��:
dGA�Q, 2��8. [c������. o��. 2� �]. d��p������ ��: h��p://����q.���.p�/��������/��������������������������������/���������
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