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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
que remete para o tipo de instrumentos de descrição a produzir. Por princípio, deve ser dada
prioridade à elaboração de instrumentos de descrição gerais - guias - para a totalidade da
documentação, antes de se apostar na elaboração de instrumentos de descrição ao nível da
série – inventários – ou do documento – catálogos. Refira-se que, no âmbito de cada Fundo
ou Colecção, a descrição não tem, necessariamente, que ser simétrica, no que concerne à
profundidade da descrição, aos elementos de descrição a utilizar, para além dos obrigatórios,
bem como ao tipo e ao detalhe da informação a registar em cada um deles.
Este aspecto é relevante porque, mesmo considerando que as diferentes comunidades arquivísticas
nacionais têm vindo a apostar na construção, com base na ISAD (G), de normas ou
orientações nacionais, continuará a haver todo um conjunto de questões que não poderão
ser definidas nesse âmbito.
2.7.2 Autoridades arquivísticas: pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias
Quanto à descrição das autoridades arquivísticas, que podem englobar, quando entendidas
de forma mais ampla, pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias com diferentes tipos
de relação com a documentação, cada entidade detentora deverá definir se vai apostar, individualmente,
na sua elaboração.
Uma outra alternativa, que não tem necessariamente que excluir a anterior, passará pela
aposta partilhada na implementação de ficheiros de autoridades arquivísticas de âmbito regional,
nacional ou mesmo plurinacional. Esta opção justifica-se tanto mais quanto os dados
de autoridade não são de utilização específica de uma única entidade.
Constituindo os registos de autoridade uma fonte de informação para o controlo de pontos
de acesso normalizados para a documentação, e destinando-se a facilitar a integração de descrições
de diferentes sistemas de arquivo num sistema unificado de informação, implicam
controlo permanente no sentido de garantir a sua actualização e normalização. Tal justifica a
existência de um organismo ou entidade que assegure o desenvolvimento de uma estrutura
informática com capacidade para suportar a totalidade dos registos de autoridade arquivística
produzidos, depois de devidamente validados e aprovados, bem como o conjunto de relações
que entre eles, bem como entre eles e as entidades externas ao ficheiro de autoridades
(descrições de documentação de arquivo e de outros recursos) se estabelecem. Tal entidade
deverá ainda assegurar a gestão, controlo e actualização do ficheiro, e definir modelos de
articulação entre as diferentes entidades, internas e externas.
No seu planeamento, construção e implementação, haverá que decidir quais as entidades
a descrever:
• apenas os produtores / coleccionadores de Fundos ou de Colecções ao nível dos fundos, ou
outros níveis de produtores? Em qualquer dos casos, a consistência e coerência de um
ficheiro de autoridades arquivísticas passa pela identificação e delimitação consistente e
coerente das entidades que engloba, o que remete para a definição das respectivas características.
•
apenas os produtores extintos, a relacionar com documentação de conservação definitiva,
no âmbito de fundos fechados? Ou também os produtores activos, públicos ou
privados, a relacionar com documentação de fundos abertos, e que pretendam disponibilizar
informação em acesso livre, respeitando as exigências e restrições legais?