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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Caso a descrição de todas estas entidades fosse assegurada, individualmente, por cada uma
das entidades produtoras / detentoras de documentação – serviços de arquivo n.º I e n.º II
e produtores activos n.º 2 e n.º 3, verificar-se-ia sobreposição de descrições para os mesmos
objectos, da responsabilidade das diferentes entidades envolvidas no processo. Tal prática,
para além de não rentabilizar recursos (e não apenas os recursos informativos produzidos,
mas também os recursos humanos e materiais afectos à sua produção), já que das descrições
elaboradas pelas diferentes entidades apenas as que se reportam à documentação não se repetem,
não promove a sua normalização e dificulta ou impossibilita a sua articulação.
Justifica-se assim a centralização da informação contextual, que é mais geral, o que permite,
para além da partilha, uma eficaz articulação dos diferentes objectos descritos. A título de
exemplo refira-se a possibilidade de reunir, intelectualmente, fundos dispersos, ou documentação
produzida no âmbito das mesmas actividades / funções. A individualização das
descrições dos diferentes objectos permite uma maior eficácia na sua gestão (mencione-se, a
título de exemplo, a actualização das descrições, bem como a das teias relacionais que entre
elas se estabelecem).
Estes ficheiros de autoridades arquivísticas, uma vez criados, permitem a criação de teias
muito diversificada de relações entre as descrições das pessoas colectivas, das pessoas singulares
e das famílias e os registos de descrição da documentação, como pode observar-se através
da análise do quadro 7:
Note-se que uma vez descrita uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou uma família,
será sempre possível relacioná-la com as descrições de documentação de arquivo em diferentes
qualidades: produtora, coleccionadora, detentora, autora, colaboradora, destinatária, ou
até como assunto dos referidos documentos.