LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
produtor n.º 1 terão necessariamente continuidade nas produzidas pelos produtores n.º 2
e n.º 3 117 .
A documentação de conservação definitiva que constitui o fundo do produtor n.º 1 foi parcialmente
incorporada em dois serviços de arquivo distintos, já que a incorporação não foi
directa: após a extinção do produtor, a sua custódia ficou repartida por entidades diferentes.
Após uma história custodial acidentada, a documentação acabou por ser incorporada em
dois serviços de arquivo distintos: n.º I e n.º II.
O serviço de arquivo n.º I incorporou a documentação dos produtores n.º 2 e n.º 3 que
perdeu o seu valor administrativo, mas que foi considerada de conservação definitiva.
A restante documentação encontra-se nas unidades orgânicas das respectivas entidades que a
produzem. Assim, o serviço de arquivo n.º I prevê, periodicamente, novas incorporações.
O serviço de arquivo n.º I descreve:
1. a parcela de cada um dos fundos dos produtores n.º 1, n.º 2 e n.º 3 que custodia;
2. os respectivos produtores da documentação;
3. as funções das quais decorre a produção dos documentos;
4. informação genérica sobre documentação do fundo custodiada pelo serviço de arquivo II;
5. informação genérica sobre as diferentes entidades que detêm documentação relacionada,
incluindo ela própria, no sentido de possibilitar a sua localização. Pode incluir os produtores
activos n.º 2 e n.º 3, caso os mesmos disponibilizem informação sobre a documentação
que produzem;
6. relações entre os diferentes objectos de descrição.
O serviço de arquivo n.º II procede da mesma forma, tendo em conta que detém apenas
uma parte do fundo do produtor n.º 1. Este, no entanto, bem como as funções que desempenhou
e a documentação que produziu, estão relacionadas com os produtores, funções e
documentação dos produtores n.º 2 e n.º 3.
Quanto aos produtores activos:
a) produzem, acumulam e conservam documentação no exercício das suas actividades;
b) dispõem de sistemas de gestão de documentos, que lhes permite o controlo e a recuperação
dessa documentação;
c) dispõem de informação privilegiada sobre a sua história, condições da sua criação, mandatos
e fontes de autoridade, missão e funções, que sistematizam e divulgam on line;
d) inter-relacionam-se, com base no desempenho de funções comuns, facto que se espelha
na documentação produzida;
e) acessibilizam, on line, a documentação corrente produzida no desempenho das suas
funções / actividades, pertinente para o cidadão em geral.
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�o�tuGAl. InStItuto doS A�QuIVoS nAcIonAIS/to��� do tombo, Orientações para a gestão de documentos de
arquivo no contexto de uma reestruturação da Administração Central do Estado. l��b��: dGA�Q, 2��6. [c������. n��. 2� �].
d��p������ ��: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/orientacoes_ace.pd�, p. 2� � ����.
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.