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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
surgindo de forma paulatina. Assim, o conjunto completo de ligações a criar e o modelo
global proposto para a descrição só podem ser completados com a saída da última norma:
a ISDF.
No entanto, a grande vantagem do modelo de descrição proposto pelo ICA reside na criação
e manutenção autonomizada das descrições da documentação e dos respectivos contextos de
produção, segundo um modelo do tipo do representado no quadro 6:
Assim, os diferentes produtores podem estar ligados por diferentes tipos de relações. O
produtor n.º 1, que desempenhava um determinado conjunto de funções / actividades,
foi extinto, tendo-lhe sucedido os produtores n.º 2 e n.º 3. Assinalam-se, pois, relações
cronológicas de antecessor / sucessores, já que os produtores n.º 2 e n.º 3 herdaram parte
das funções / actividades do produtor n.º 1. Tais funções / actividades têm, dessa forma,
continuidade.
Por seu turno, os produtores n.º 2 e n.º 3 estão ligados por uma relação associativa, qualquer
que seja a sua natureza, detendo actividades de uma ou de várias funções.
Cada um dos produtores produziu ou produz um fundo documental próprio. O do n.º 1,
por o seu produtor ter sido extinto, corresponde a um fundo fechado. Os fundos dos produtores
n.º 2 e n.º 3 encontram-se abertos.
Uma vez que os produtores n.º 2 e n.º 3 herdaram funções / actividades do produtor n.º
1, receberam parte da documentação por ele produzida, para poderem dar continuidade ao
seu desempenho. Continuam a existir, no entanto, três fundos distintos, encontrando-se a
respectiva documentação relacionada entre si: várias das séries documentais produzidas pelo