LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
forma(s) do nome, já que ao utilizador não pode ser exigido o conhecimento das normas de
criação de pontos de acesso normalizados. Deve pois poder utilizar, nos interfaces de pesquisa,
qualquer dos nomes das entidades cuja informação pretende recuperar 110 .
Na prática, e como pode constatar-se através da análise do quadro 1, verifica-se que correspondem
aos elementos de informação das Zonas da identificação da ISAAR (CPF), ISDIAH
e ISDF, e ao único elemento da Zona do contexto da ISAD (G) considerado de preenchimento
obrigatório. Podem, no entanto, ser igualmente utilizados para assegurar a normalização
do registo de informação num conjunto mais alargado de elementos de informação, como
pode observar-se através do quadro 1.
2.5 A codificação das descrições
As normas internacionais não definem formatos de codificação das descrições, visando o seu
armazenamento, processamento e comunicação entre os diferentes serviços de arquivo, com
recurso às redes informáticas.
Assim, e para a codificação e troca, através da WEB, de dados relativos à descrição da documentação
de arquivo, conformes à norma ISAD (G), existe a norma Encoded Archival
Description (EAD). A sua primeira versão remonta a 1998, tendo sido posteriormente alvo
de revisão. A segunda versão, publicada em Chicago, pela Society of American Archivists,
data de 2002 111 .
Recorre a protocolos, os esquemas, normalizados para diferentes tipos de conteúdos (arquivos,
bibliotecas e museus) e a uma linguagem de marcação, que assegura a normalização
estrutural de base para a interoperabilidade. Existem várias linguagens com estas características.
Uma delas, e também a mais difundida, é a XML (Extensible Markup Language).
Caracteriza-se por ser independente dos softwares e hardwares utilizados, o que, tendo em
conta a rápida obsolescência destes últimos, garante a durabilidade dos dados.
Especificamente para a descrição em arquivo apresenta a vantagem de permitir a representação
da hierarquia de níveis, bem como da complexidade da informação a registar em cada
um deles. Pode também ser utilizada para proceder à conversão e posterior disponibilização
em linha de instrumentos de descrição não informatizados.
Os esquemas são constituídos por um conjunto de elementos inseridos no próprio corpo
do texto, designados por etiquetas. Estas são utilizadas para delimitar, precedendo-a e
sucedendo-lhe, a informação de diferentes tipos a registar em cada um dos elementos. Os
documentos assim produzidos são ficheiros de texto.
A norma EAD é constituída por um conjunto de 146 elementos e respectivos atributos, que
remetem para propriedades dos elementos e, tendo em conta o respectivo contexto, podem
assumir diferentes valores.
Para a codificação da informação contextual relativa às pessoas colectivas, pessoas singulares
e famílias relacionadas com a documentação de arquivo, e para permitir a sua comunicação,
partilha e recuperação, existe a norma Encoded Archival Context: Corporate bodies, persons
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.