LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
194
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Os pontos de acesso não nominais reportam-se, por exemplo, a cargos, a assuntos, a acontecimentos,
etc.
Os pontos de acesso normalizados podem ainda classificar-se em duas outras grandes classes:
os principais, e os secundários. Os principais são os que se reportam a um produtor de
documentação de arquivo, independentemente de se tratar de uma pessoa colectiva, de uma
pessoa singular ou de uma família. Os secundários são os que se referem a pessoas colectivas,
singulares ou famílias com outros tipos de relação com a documentação de arquivo.
Podem corresponder a coleccionadores, a diferentes tipologias de autores, colaboradores ou
destinatários dos documentos, ou ainda a assuntos tratados na documentação que constitui
a unidade de descrição.
São igualmente considerados pontos de acesso secundários os que dizem respeito a entidades
geográficas, por exemplo, ou ainda a assuntos, acontecimentos, cargos ou funções,
tipologias documentais, para dar apenas alguns exemplos.
A definição dos pontos de acesso normalizados a criar tem como base a descrição arquivística,
ou seja, emerge dessa descrição, devendo ser transparente, para o utilizador, a tipologia
em que cada um dos pontos de acesso se integra.
Considerando que a descrição é multinível, a criação e utilização de pontos de acesso normalizados
deve igualmente reger-se por essas mesmas regras. Daqui decorre que os mesmos
devem ser criados do geral para o particular, adaptados aos diferentes níveis de descrição
contemplados, evitando a repetição de informação. Dito de outra forma, não devem ser
redundantes. O grau de exaustividade e a especificidade a utilizar prendem-se com o nível
de descrição: aos níveis mais altos serão necessariamente mais genéricos, enquanto que aos
níveis mais baixos serão necessariamente mais específicos.
A sua criação e utilização normalizadas são centrais na descrição arquivística, uma vez que os
pontos de acesso constituem elos de ligação entre as descrições dos diferentes objectos. Tais
descrições, criadas e geridas separadamente, devem caracterizar-se pela interactividade. Os
pontos de acesso normalizados funcionam como chaves para a assegurar.
Mas se os pontos de acesso garantem a interactividade dentro de um mesmo sistema de
descrição arquivístico, o seu papel está longe de se esgotar aí. Asseguram, igualmente, a
interactividade entre diferentes sistemas de descrição arquivística, e entre estes e sistemas de
descrição como os biblioteconómicos ou os museológicos, já que são eles que contribuem
para garantir a criação de relações pertinentes.
Permitem, assim, a criação de verdadeiras ecologias de redes109 , garantindo a recuperação de
informação pertinente por parte do utilizador, independentemente do tipo de sistema em
que a mesma se encontre.
Mas se assume uma particular relevância a criação dos pontos de acesso principais, ou seja,
os dos produtores da documentação de arquivo, a registar nos elementos de informação
Nome do produtor (ISAD (G)) e Forma(s) autorizada(s) do nome (ISAAR (CPF) e ISDIAH),
é igualmente fundamental a sua combinação com Forma(s) paralela(s) do nome e Outra(s)
�9 o ����� ��� ����� � ��������z����� ��� ���b��h�� p����z���� ��b�� ����� ��q����� ���������� �� �������çã�. V�j����, p��
�x��p��, bA�b�do, f�������� V������ t��x����, Estudo de requisitos organizacionais e técnicos de redes de arquivos usando
uma abordagem de redes de actores sociais: aplicação ao sector do vinho do Porto. d�������çã� ��b������ p��� �������çã�
p������ ��� ��q������� �� ���� �� ������ �� G���ã� �� I������çã�. �����: f�������� �� �����h���� �� u����������� �� �����,
2��3.