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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de documentos pertinentes para responder a uma pesquisa, as taxas de “ruído” corresponderão
à percentagem de documentos não pertinentes recuperados; as taxas de “silêncio”
corresponderão à percentagem de documentos pertinentes não recuperados.
Para que tal se verifique, há que assegurar que os pontos de acesso são criados de forma
consistente. Essa consistência reflecte-se em dois momentos distintos: o da sua selecção e o
da sua construção.
A título meramente exemplificativo, mencione-se o caso de uma pessoa colectiva identificada
como produtora de documentação de arquivo, cujos nomes formais foram mudando
ao longo do tempo; ou, eventualmente, o de uma pessoa singular que, para além do seu
nome formal, utiliza um pseudónimo, ou é conhecida por uma forma abreviada do nome
ou por uma alcunha. Qual dos nomes escolher, em cada caso, como base para a construção
do ponto de acesso?
Uma vez seleccionado aquele, há que o transformar num ponto de acesso normalizado,
ou seja, num termo de indexação. Para que tal seja possível, há que definir, com base no
reconhecimento dos vários componentes do nome, que variam segundo as diferentes entidades
consideradas, quais os obrigatórios, quais os obrigatórios se aplicáveis e quais os opcionais,
na construção de um ponto de acesso normalizado. Seguidamente, há que estabelecer a
ordem pela qual devem ser apresentados, bem como a sintaxe de separação a utilizar no seu
registo. Podem analisar-se alguns exemplos de pontos de acesso normalizados para pessoas
colectivas, pessoas singulares e famílias no quadro 3 107 :
�� �x��p��� �x��p��� ��������� ��������� �� �� ODA: III Parte: Escolha e construção de pontos de acesso normalizados.