LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
à morfologia e à sintaxe. Os thesaurus remetem para áreas específicas do conhecimento, os
termos que os integram representam conceitos unívocos e relacionam-se segundo diferentes
tipos de relações: hierárquicas (definindo termos gerais e termos específicos); associativas
(definindo termos relacionados entre si); de equivalência (definindo termos sinónimos, bem
como quais os que, em tais circunstâncias, devem ser preferidos como termos de indexação
e quais os que devem ser preteridos).
Com o mesmo intuito, o de normalizar o registo de informação nos diferentes elementos, os
arquivistas podem igualmente socorrer-se de codificações, de classificações ou de outros tipos
de instrumentos de trabalho. As normas internacionais prevêem-no, de forma expressa,
ao remeter para a utilização de normas ISO ou para outras normas e convenções nacionais.
O recurso mais ou menos exaustivo ao controlo de criação e utilização de pontos de acesso
normalizados, terá que ser garantido através da utilização de normas específicas104 , ou à
utilização de outros instrumentos de trabalho acima mencionados, e deverá ser alvo de definição
por parte de cada um dos sistemas de descrição arquivística com base nas suas próprias
características, nas características da documentação, nas necessidades dos utilizadores, nas
características das linguagens a utilizar, nos recursos humanos e técnicos existentes.
O controlo da sua criação e utilização, embora com menos tradição na área da arquivística
do que da biblioteconomia, era já um tema relevante antes da generalização das normas do
ICA105 . Estas retomaram a questão e, de acordo com as duas normas acima mencionadas,
ISAD (G) e ISAAR (CPF), o controlo da criação e utilização de pontos de acesso deverá ser
assegurado através do controlo das autoridades, ou seja, através dos registos de autoridade
de pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias, mais precisamente através da combinação
de elementos como Formas autorizadas do nome, Formas paralelas do nome e Outras formas
do nome. Destinam-se, e ainda segundo as normas, a ser utilizadas, no âmbito da descrição,
para referenciar os produtores106 .
A posterior edição da ISDIAH e da ISDF, permite igualmente o controlo da criação e
utilização de pontos de acesso normalizados para as entidades detentoras, passíveis de ser
encaradas e descritas como um sub tipo de entidades produtoras, bem como para as funções
e suas subdivisões.
O objectivo fundamental da criação e controlo dos pontos de acesso consiste na busca e
recuperação, por parte do utilizador, de informação pertinente, garantindo, numa pesquisa,
a redução das taxas de “ruído” e de “silêncio”. Dito de uma outra forma: definido o universo
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A�AGón, ARANOR: Norma aragonesa para a descripción de autoridades de archivos. G�b����� �� A���ó� � d�p���������
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d� d�Sc�I�to��S G�oG�áfIcoS d� A�AGón � GEODARA: Norma aragonesa para la creación de descriptores geográficos.
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ZAcIón d� loS A�cHIVoS �StAtAl�S, Norma para la elaboración de pontos de accesso normalizados de instituciones,
personas, famílias, lugares y matérias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales.. J���� �� 2� �. [c���
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����p�� – d�p��������� �� A�q�����, 996.
�6 ISAD (G) 2, p. 3, I. 4.
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.