LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

2.3.2. Articulações
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
A grande novidade das normas reside na total autonomização das descrições das diferentes
entidades, e na sua manutenção e gestão em subsistemas separados, mas inter-relacionados.
Este aspecto prende-se com a necessidade de representar um contexto de produção caracterizado
pelo dinamismo e pela mudança. A descrição tem, assim, que se adaptar a essa realidade,
caracterizando-se ela própria pelo dinamismo e pela versatilidade, o que implica facilidade
de actualização. Esta é garantida através da total separação dos objectos de descrição.
As normas estão preparadas para se articularem entre si e, consequentemente, permitirem a
articulação das descrições das diferentes entidades, destacando-se a existência de elementos
de informação particularmente vocacionados para esse efeito, como pode ver-se através da
análise do quadro 1.
Para a ISAD (G) mencione-se o Código de referência, que identifica de forma unívoca a unidade
descrita, estabelecendo uma ligação com a respectiva descrição, bem como o Título,
que denomina a unidade de descrição. Correspondem a elementos fundamentais de ligação
das descrições dos produtores (ISAAR (CPF)), das descrições das entidades detentoras (IS-
DIAH) e das descrições das funções (ISDF), às descrições da documentação, no âmbito das
Secções destinada à criação e caracterização das relações (cf. quadro 1 ).
Ainda no âmbito da ISAD (G), refiram-se o Nome do produtor, elemento de ligação à descrição
do produtor (ISAAR (CPF)), e cujo valor deve corresponder ao ponto de acesso normalizado
registado na respectiva Forma autorizada do nome (cf. quadro 1 ); e História
administrativa / biográfica / familiar.
Verifica-se, na ISAD (G), a ausência de uma Secção específica destinada à criação e caracterização
das relações com as descrições das demais entidades. Uma análise mais detalhada
permite verificar a ausência dos seguintes elementos:
• Identificador(es) do(s) Registo(s) de autoridade com os quais se relaciona;
• Forma(s) autorizada do nome da(s) entidade(s) detentora(s) da documentação;
• Identificador(es) d(s) descrição(ões) da(s) entidade(s) detentora(s);
• Forma(s) autorizada(s) do nome das funções com as quais se relaciona;
• Identificadores da descrição das funções com as quais se relaciona.
Tal ausência ficará certamente a dever-se ao facto de ter sido a primeira das normas elaborada
pelo ICA. Há no entanto que assegurar que as ligações estabelecidas funcionam nos dois
sentidos: da ISAAR (CPF), da ISDIAH e da ISDF para a ISAD (G), mas também da ISAD
(G) para aquelas normas. Será, ao que tudo parece indicar, um aspecto a ter em linha de
conta em futuras revisões da ISAD (G).
No âmbito da própria ISAD (G), o elemento Unidades de descrição relacionadas permite a
ligação entre descrições de documentação existente na mesma ou em diferentes entidades
detentoras, sempre que a referida documentação se encontre, de alguma forma, relacionada:
pela proveniência, por exemplo. A ligação é estabelecida, uma vez mais, com recurso ao Código
de referência e ao Título da unidade de descrição relacionada (cf. quadro 1 ).
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.