LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
As normas revelam-se igualmente flexíveis relativamente à redacção da informação veiculada
em texto livre, no âmbito dos diferentes elementos, nomeadamente a opção por texto narrativo
ou estruturado. Veja-se o caso do elemento História, da ISAAR (CPF) 101 .
Já no que respeita à normalização da informação relativa aos segmentos dos Códigos de referência
dos países, Datas, Idioma / Escrita, Nota de publicação, para só mencionar alguns
exemplos, é recomendada a normalização, através do recurso às normas ISO, que facilitam
a recuperação da informação pertinente, independentemente do sistema de descrição arquivístico
em que se integrem as descrições.
A estrutura de cada uma das normas do ICA pode ser analisada de forma detalhada através
do quadro 1. Salientem-se os paralelismos, no que a ela se reporta, relativamente às 4 normas:
em primeiro lugar das zonas, em segundo lugar dos elementos de informação dentro de
cada uma, pese embora a necessária adaptação à especificidade de cada um dos seus objectos,
factor que desde logo facilita a sua abordagem e utilização.
No entanto verifica-se que, nalgumas zonas de informação, a ISAD (G) se afasta das demais,
sem que tal fique a dever-se à especificidade do seu objecto de descrição. É o caso da Zona do
controlo da descrição, que nas demais normas se designa apenas por Zona do controlo, e cujos
elementos, embora cumpram uma função em tudo idêntica aos das demais normas, são em
menor número – vários deles agregando informação de natureza diferente – recebendo também
designações diversas. Como exemplo do primeiro caso pode mencionar-se a Nota do
arquivista, que agrega informação registada, nas três restantes normas, nos elementos Identificadores
da instituição (Forma autorizada do nome ou código do serviço criador do registo),
Fontes e Notas de manutenção. Não existem na ISAD (G) os elementos Estatuto do registo
(versão provisória, definitiva, revista ou eliminada) e Nível de detalhe do registo (mínimo,
parcial ou máximo).
Outras assimetrias poderão ser ainda assinaladas, e que passam pela sua articulação com as
demais normas, como adiante se verá.
Resta ainda mencionar que as normas não preconizam a forma de apresentação ou de ordenação
dos elementos de informação, nomeadamente em instrumentos de descrição, deixando
esses aspectos ao critério dos diferentes serviços de arquivo102 . De igual forma optam por
não definir formatos de apresentação.
Também não definem políticas de descrição, ou seja, prioridades, graus de profundidade ou
exaustividade a adoptar. Estes aspectos deverão ser definidos com base nas características da
documentação, nas necessidades do utilizador e no sistema de descrição arquivístico no qual
deverão integrar-se as descrições.
Embora o ICA assuma que as normas podem ser utilizadas em sistemas manuais ou informatizados,
a verdade é que o modelo conceptual de descrição para o qual apontam sugere
a utilização de bases de dados relacionais, com capacidade de suportar uma teia de relações
complexa entre os módulos destinados às diferentes entidades a descrever.
�
ISAAR (CPF), p. 2�, 5.2.
�2 ISAD (G), Apêndice B, Exemplos completos, p. 53. ISAAR (CPF), Apêndice B, p. 4 .