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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística. 186 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales ISAD (G) 2 (2000) ISAAR (CPF) 2 (2004) ISDIAH 1 (2008) ISDF 1 (2008) Unidades de descrição relacionadas (B) (C) 88 Estatuto (C) 89 Serviços de reprodução Notas de manutenção Nota de publicação Nível de detalhe (C) 90 Relações das funções com as pessoas colectivas, Áreas públicas com a documentação de arquivo e outros recursos Zona das notas Datas de criação, revisão ou eliminação Zona do controlo Identificador e forma(s) autorizada(s) do nome / título do recurso relacionado (A) (C) Notas (B) Idiomas e escritas (C) 91 Identificador da descrição (C) 92 Natureza da relação (C) 93 Zona do controlo da descrição Fontes Identificador da instituição (A) (C) 94 Datas da relação Nota do(s) arquivista(s) Notas de manutenção Relações das pessoas colectivas, pessoas Regras e / ou convenções utilizadas Regras ou convenções singulares e famílias com a documentação de arquivo e outros recursos Estatuto (C) 95 Data(s) da(s) descrição(ões) Identificadores e títulos dos recursos relacionados (C) Nível de detalhe (C) 96 Tipos de recursos relacionados (C) 97 Datas de criação, revisão ou eliminação Natureza das relações (C) 98 Idiomas e escritas (C) 99 Datas dos recursos relacionados e / ou das relações Fontes Notas de manutenção Relações das entidades detentoras com a documentação de arquivo e com os seus produtores Título e identificador da documentação de arquivo relacionada (C) Descrição da relação (C) 100 Datas da relação Forma(s) autorizada(s) do nome e identificador do registo de autoridade relacionado (A) (C) 88 Classificação das relações: completiva, antecessora, sucessora, complementar, paralela, genérica. 89 Versão provisória, definitiva, revista, eliminada. 90 Mínimo, médio, máximo. 91 ISO 639-2: 1998 e ISO 15924: 2001, já citadas. 92 ISO 3166: 1997 e ISO 15511: 2002, já citadas. 93 Forma como a pessoa colectiva exerce a função: completa, parcial, segundo a legislação existente, de acordo com o definido nos mandatos e fontes de autoridade, etc. 94 ISO 15511: 2002, já citada. 95 Versão provisória, definitiva, revista, eliminada. 96 Mínimo, médio, máximo. 97 Classificação dos diferentes tipos de recursos. 98 Classificação das naturezas das relações. 99 ISO 639-2: 1998 e ISO 15924: 2001, já citadas. 100 Classificação das naturezas das relações. 187 4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística. 188 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales As normas revelam-se igualmente flexíveis relativamente à redacção da informação veiculada em texto livre, no âmbito dos diferentes elementos, nomeadamente a opção por texto narrativo ou estruturado. Veja-se o caso do elemento História, da ISAAR (CPF) 101 . Já no que respeita à normalização da informação relativa aos segmentos dos Códigos de referência dos países, Datas, Idioma / Escrita, Nota de publicação, para só mencionar alguns exemplos, é recomendada a normalização, através do recurso às normas ISO, que facilitam a recuperação da informação pertinente, independentemente do sistema de descrição arquivístico em que se integrem as descrições. A estrutura de cada uma das normas do ICA pode ser analisada de forma detalhada através do quadro 1. Salientem-se os paralelismos, no que a ela se reporta, relativamente às 4 normas: em primeiro lugar das zonas, em segundo lugar dos elementos de informação dentro de cada uma, pese embora a necessária adaptação à especificidade de cada um dos seus objectos, factor que desde logo facilita a sua abordagem e utilização. No entanto verifica-se que, nalgumas zonas de informação, a ISAD (G) se afasta das demais, sem que tal fique a dever-se à especificidade do seu objecto de descrição. É o caso da Zona do controlo da descrição, que nas demais normas se designa apenas por Zona do controlo, e cujos elementos, embora cumpram uma função em tudo idêntica aos das demais normas, são em menor número – vários deles agregando informação de natureza diferente – recebendo também designações diversas. Como exemplo do primeiro caso pode mencionar-se a Nota do arquivista, que agrega informação registada, nas três restantes normas, nos elementos Identificadores da instituição (Forma autorizada do nome ou código do serviço criador do registo), Fontes e Notas de manutenção. Não existem na ISAD (G) os elementos Estatuto do registo (versão provisória, definitiva, revista ou eliminada) e Nível de detalhe do registo (mínimo, parcial ou máximo). Outras assimetrias poderão ser ainda assinaladas, e que passam pela sua articulação com as demais normas, como adiante se verá. Resta ainda mencionar que as normas não preconizam a forma de apresentação ou de ordenação dos elementos de informação, nomeadamente em instrumentos de descrição, deixando esses aspectos ao critério dos diferentes serviços de arquivo102 . De igual forma optam por não definir formatos de apresentação. Também não definem políticas de descrição, ou seja, prioridades, graus de profundidade ou exaustividade a adoptar. Estes aspectos deverão ser definidos com base nas características da documentação, nas necessidades do utilizador e no sistema de descrição arquivístico no qual deverão integrar-se as descrições. Embora o ICA assuma que as normas podem ser utilizadas em sistemas manuais ou informatizados, a verdade é que o modelo conceptual de descrição para o qual apontam sugere a utilização de bases de dados relacionais, com capacidade de suportar uma teia de relações complexa entre os módulos destinados às diferentes entidades a descrever. � ISAAR (CPF), p. 2�, 5.2. �2 ISAD (G), Apêndice B, Exemplos completos, p. 53. ISAAR (CPF), Apêndice B, p. 4 .
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