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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
ISAD (G) 2 (2000) ISAAR (CPF) 2 (2004) ISDIAH 1 (2008) ISDF 1 (2008)
Zona da identificação Zona da identificação Zona da identificação Zona da identificação
Código(s) de referência (C) 47 Tipo de entidade (C) 48 Identificador (C) 49 Tipo (C) 50
Título (C) 51 Forma(s) autorizada(s) do nome (A) Forma(s) autorizada(s) do nome (A) Forma(s) autorizada(s) do nome (A)
Data(s) Formas paralelas do nome (A) Forma(s) paralela(s) do nome (A) Forma(s) paralela(s) do nome (A)
Nível de descrição (C) 52 Formas autorizadas do nome de acordo com
outras regras
(A) Outra(s) forma(s) do nome (B) 53 Outra(s) forma(s) do nome (B) 54
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou
(C) 55 Outras formas do nome (B) Tipo de entidade detentora (C) 56 Classificação (C) 57
extensão)
Quadro 2
Legenda:
(A) Elementos de informação em cujo preenchimento as normas internacionais prevêem a utilização de pontos de acesso normalizados, definidos no âmbito dos registos de autoridade arquivística.
(B) Elementos de informação em cujo preenchimento podem igualmente ser utilizados pontos de acesso normalizados.
(C) Elementos de informação em cujo preenchimento podem ser utilizados, para além dos vocabulários controlados, codificações, classificações, etc. Refira-se que as normas internacionais prevêem e aconselham,
de forma expressa, a sua utilização, remetendo para ISO’s ou normas e convenções nacionais, mas não esgotam as possibilidades de utilização.
Zona do contexto Identificadores para pessoas colectivas (C) Zona do contacto Zona do contexto
Nome do(s) produtor(es) (A) 58 Zona da descrição Local e morada(s) Datas
História administrativa / biográfica / familiar (B) 59 Datas de existência Telefone, fax, e-mail Descrição
História custodial e arquivística (B) 60 História (B) 61 Pessoas de contacto História (B) 62
Fonte imediata de aquisição ou transferência
(B) 63
(C) 64 Lugares (B) Zona da descrição Legislação
47 Códigos dos países, das entidades detentoras, etc.
ISO 3166: 1997 – Codes for the representation of names of countries, alpha-2 code. Genève: International Standard Organization;
ISO 15511: 2009 – Information and documentation – International standard identifier for libraries and related organizations. Genève: International Standards Organization.
48 Classificação das entidades a descrever: pessoas colectivas, pessoas singulares, famílias.
49 Pode ser utilizada a ISO 15511: 2009 – Information and documentation – International standard identifier for libraries and related organizations. Genève: International Standards Organization.
50 Classificação das funções e respectivas subdivisões.
51 Possibilidade, no âmbito de um ou vários sistemas de descrição arquivística, de recorrer à utilização de títulos controlados, para documentação produzida pela mesma tipologia de produtores, no exercício do mesmo tipo de actividades ou funções.
52 Níveis e subníveis de descrição utilizados num sistema de descrição arquivística.
53 Podem ser utilizados pontos de acesso quando, no caso das pessoas colectivas, se verificam mudanças do nome formal. Procede-se à criação de um novo ponto de acesso normalizado para o novo nome formal, e regista-se a Forma autorizada do nome anterior neste elemento de informação,
eventualmente na História.
54 Cf. nota anterior.
55 Natureza dos documentos: textuais, iconográficos, cartográficos, desenhos técnicos e arquitectónicos, audiovisuais, sonoros, não lineares. Dimensão lógica: livros, cadernos, maços, caixas, pastas, discos, microformas, documentos, fólios, folhas, etc.
Diferentes tipos de suporte e respectivos formatos.
56 Classificação dos diferentes tipos de entidades detentoras.
57 Esquema de classificação.
58 Definido no respectivo registo de autoridade. Caso este não tenha sido criado, será necessário proceder à escolha e construção do ponto de acesso.
59 Formas autorizadas do nome de pessoas colectivas, pessoas singulares ou famílias mencionadas, lugares, estatuto legal, funções, ocupações e actividades, etc.
60 Formas autorizadas dos nomes dos custodiantes.
61 Cf. nota 53.
62 Cf. nota 53.
63 Forma(s) autorizada(s) do nome da entidade ou do indivíduo a quem a unidade de descrição foi adquirida, ou que procedeu à sua transferência.
64 Formas de aquisição: compra, dação, doação, depósito, incorporação, legado, permuta, reintegração, transferência, etc.
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