LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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2.3 As quatro normas do ICA
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
2.3.1 Características gerais
As quatro normas de descrição do ICA – ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF – correspondem,
pois, a normas de estrutura, já que definem diferentes zonas para diferentes tipos
de informação e, dentro de cada uma delas, elementos especializados para o seu registo.
Definem igualmente quais os elementos de preenchimento obrigatório, abrindo a possibilidade
de repetibilidade de alguns deles (é o caso, na ISAD (G), do elemento de informação
Datas39 . É ainda o caso, na ISAAR (CPF), do elemento de informação Forma(s) autorizada(s)
do nome40 ou Formas paralelas do nome41 , para só citar alguns exemplos).
São igualmente normas de conteúdo de dados, ao indicar o tipo de informação a registar nos
diferentes elementos, embora em relação a este último aspecto revelem flexibilidade, considerando,
por um lado, a diversidade da documentação e respectivos contextos de produção
e utilização e, por outro, as próprias tradições e práticas administrativas e arquivísticas dos
diferentes países, nem sempre fáceis de conciliar. É o caso da regra enunciada para o preenchimento
do elemento de informação Sistema de organização, em que é definido:
“Especificar a estrutura interna, ordenação e/ou sistema de classificação da unidade de
descrição. Indicar o modo como foram tratados pelo arquivista. Para documentos electrónicos,
registar ou referenciar informação sobre a arquitectura do sistema. Em alternativa,
incluir qualquer desta informação no elemento de descrição Âmbito e conteúdo
(3.3.1), de acordo com as convenções nacionais.” 42
Com efeito, constata-se que uma das características fundamentais das normas é a de que
foram concebidas para serem utilizadas em articulação com normas de descrição nacionais,
ou servir de base à sua criação. Assim, a exaustividade da descrição, ou seja, a selecção dos
elementos de informação definidos como opcionais a utilizar, é deixada ao critério dos profissionais
e dos serviços de arquivo, salientando-se que tal selecção deve ainda ter em conta
as características e a natureza do objecto da descrição, bem como do sistema de informação
arquivística em que esta vai inserir-se.
O mesmo se passa em relação a alguns elementos obrigatórios, como Forma(s) autorizada(s)
do nome, já que os diferentes países podem optar por registar uma, ou várias43 .
Também relativamente à informação a registar nos elementos, as normas internacionais
remetem, com frequência, para as normas nacionais. No âmbito da ISAD (G), e para mencionar
apenas alguns exemplos, todos eles reportando-se a elementos de informação obrigatórios,
o Código de referência, segmentos relativos à entidade detentora e à unidade de
39 Cf. p. 21: “Registar, relativamente a cada unidade de descrição, pelo menos um dos seguintes tipos de data, conforme se
considerar mais adequado à documentação e ao nível de descrição: … Data(s) em que os documentos de arquivo foram acumulados…
Data(s) em que os documentos foram produzidos. … Podem ser fornecidas outras datas identificadas de acordo
com convenções nacionais.”
40 As Orientações para a descrição arquivística portuguesas prevêem apenas o registo de uma única Forma autorizada do
nome. Cf. orientação 8.2.A3., p. 134.
41 ISAAR (CPF), nota 16, p. 15.
42 ISAD (G), 3.3.4, Regra, p. 35.
43 ISAAR (CPF), p. 16, 4.12.