LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Um outro aspecto prender-se-á com a evolução das funções, e com as consequências que
daí decorrem para a sua identificação, delimitação e descrição na longa duração. Nomeadamente
quando é que a sua evolução determina, na prática, a substituição de uma função
por outra. Um dos riscos a evitar na identificação da permanência / não permanência das
funções, na longa duração, será o anacronismo.
A leitura de alguns autores australianos, embora remetendo para análises desenvolvidas nos
anos 90 do século XX, identifica as questões com que nos deparamos na análise funcional:
definição de eventuais regras que determinam a taxonomia e o nome das funções; maior ou
menor abrangência do seu âmbito; características que determinam variantes das mesmas
funções; características que determinam a existência de funções distintas; existência / não
existência de princípios que determinam a sua evolução.
Assim, e a título meramente exemplificativo, será necessário avaliar se uma mudança do
nome de uma função determina ou não determina a existência de uma nova; ou analisar os
critérios para delimitar e separar novas funções das que as antecederam, nos casos em que
partilham o mesmo nome37 .
Um dos aspectos que será importante não perder de vista é o de que as funções não devem
ser encaradas como características das entidades que as desempenham, já que a existência
das entidades é justificada na exacta medida em que é necessário assegurar o exercício das
funções. Nesta perspectiva, as entidades correspondem a episódios na vida das funções 38 .
Será ainda necessário considerar que a utilização desta norma vai implica a utilização de
pontos de acesso controlados – Formas autorizadas do nome das funções, o que não se verifica
para o elemento de informação da ISAAR (CPF) correspondente, destinado ao registo das
funções dos produtores: Funções, ocupações e actividades.
Para os utilizadores, abrem-se novas possibilidades de acesso à informação de arquivo. Poderão
contar com pontos de acesso normalizados para localizar as funções e actividades que
se afigurarem pertinentes para responder às suas necessidades de pesquisa; perceber a forma
como o seu desempenho evoluiu ao longo do tempo; identificar a entidade ou entidades que
as desempenharam, ou se foram sucedendo no seu desempenho; recuperar com facilidade
acrescida a documentação decorrente do seu desempenho. Note-se que se anteriormente
estivessem interessados na recuperação da documentação relacionada com uma função
ou actividade concretas, num período cronológico determinado, teriam que começar por
investigar que organismo ou organismos as desempenharam no referido período; localizar
a documentação por ele ou por eles produzida; consultar os respectivos instrumentos de
descrição ou recuperação, no sentido de apurar, no âmbito de cada um dos fundos, da
existência / inexistência dessa documentação, já que, na sequência de Histórias custodiais e
arquivísticas atribuladas, tal existência não pode ser dada como certa.
37 Cf. HURLEy, Chris, What, if anything, is a function? In: Archives and Manuscripts. Vol. 21, n.º 2, november 1993, pp. 208-220.
[Documento electrónico]. [Consult. Out. 2010]. Disponível em: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/
whatif.html.
38 IDEM - Problems with Provenance, já citado.
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.