LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
• Zona do contexto,
destinada ao registo de informação sobre a natureza e o contexto da
função;
• Zona das relações,
destinada ao registo e descrição de relações com outras funções;
• Zona do controlo,
onde se procede à identificação unívoca da descrição e ao registo de
informação sobre quando, como e por que serviço a descrição foi criada ou mantida;
•
Secção destinada ao registo de relações entre a descrição da função e os registos de autoridade
das entidades que a desempenham ou desempenharam ao longo do tempo,
bem como às descrições da documentação de arquivo decorrente do desempenho dessas
mesmas funções. Tanto num caso como no outro poderão ser criadas todas as relações
consideradas necessárias.
Apenas 3 elementos são considerados de preenchimento obrigatório: Tipo; Forma(s)
autorizada(s) do nome; Identificador da descrição da função.
A aposta na descrição das funções com recurso a uma norma específica justifica-se tendo em
conta o papel que desempenham na caracterização do contexto de produção e utilização dos
documentos de arquivo.
Enquanto as pessoas colectivas são frequentemente alvo de fusões, extinções ou reestruturações,
perdendo e ganhando funções, estas últimas, ao contrário, caracterizam-se por
uma muito maior estabilidade. Daí o papel que desempenham no âmbito da gestão dos
documentos de arquivo, nomeadamente no que se reporta à sua organização, classificação,
avaliação e descrição, funcionando como uma base para a análise da documentação e para a
sua recuperação.
A descrição das funções no âmbito de um sistema de descrição arquivística cumpre diferentes
objectivos, permitindo:
• Identificar e descrever as funções;
• Controlar a criação e a utilização de pontos de acesso normalizados;
• Criar e descrever relações entre:
- as diferentes funções;
- as funções e a descrição dos produtores de documentação que as desempenham;
- as funções e a documentação de arquivo que o seu desempenho origina.
Note-se que poderão ser criadas todas as relações consideradas necessárias.
A experiência da descrição autonomizada das funções com os objectivos supramencionados
constitui, para muitas comunidades arquivísticas, uma novidade. Haverá, assim, vários desafios
a considerar. O primeiro passará, certamente, pela definição dos níveis e subníveis de
descrição a adoptar. A ISDF prevê os seguintes: Subfunções, Processos de negócio, Actividades,
Tarefas ou Transacções36 , bem como outros termos de uso local, nacional ou internacional.
Refira-se, no entanto, quanto à terminologia, que deverá que ser alvo de análise. A título meramente
exemplificativo refira-se o termo Processos de negócio, que poderá englobar diferentes
funções, desempenhadas de forma transversal por um conjunto de entidades distintas.
36 Cf. Glossário, p. 9.