LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
• Facultar um ponto de acesso normalizado para cada uma das entidades detentoras;
• Criar e descrever relações entre as entidades detentoras e:
- A descrição dos produtores da documentação de arquivo;
Neste caso, a ISDIAH recomenda que a criação destas relações tenha como base a organização
ou os esquemas de classificação utilizados pela entidade detentora, com o objectivo
de permitir a esta última o controlo intelectual dos fundos que detém;
- A descrição da documentação de arquivo que detêm.
De referir que não existe limite para o número de relações a criar.
Este tipo de descrição não é novo para os arquivistas. A título de exemplo refiram-se os guias
de fundos, em suporte convencional ou electrónico, elaborados com o objectivo de darem
a conhecer, de uma forma genérica, a totalidade ou um grupo de fundos detidos por uma
ou por várias entidades detentoras e que, regra geral, incluem a descrição, mais ou menos
completa, destas últimas, com o objectivo de facilitar o acesso à documentação referenciada.
A aposta do ICA na disponibilização de uma norma específica tem como objectivo a normalização
dessas descrições.
A utilização desta norma pode, nalguns casos, pôr questões que convém tomar em consideração,
já que as entidades detentoras, incluindo os serviços de arquivo, são igualmente
produtoras de documentação. Podem assim ser descritas estritamente na sua qualidade de
detentoras, devendo, nesses casos, recorrer-se à ISDIAH, ou igualmente na sua qualidade de
produtoras de documentação de arquivo, com recurso à ISAAR (CPF). Uma vez que existe
uma taxa de sobreposição entre os elementos de descrição das duas normas - (Forma(s)
autorizada(s) do nome; Forma(s) paralela(s) do nome; Outra(s) forma(s) do nome; História;
Mandatos / Fontes de autoridade; Estrutura administrativa; todos os elementos de informação
da Zona de controlo; parte dos elementos de informação da secção Relações das entidades detentoras
com a documentação de arquivo e seus produtores) -, como pode aliás constatar-se através
da análise do quadro 1, poderá optar-se pela elaboração de uma única descrição, onde sejam
combinadas as zonas previstas pela ISAAR (CPF) com as zonas específicas da ISDIAH34 .
Haverá ainda, em qualquer caso, a necessidade de definir a exaustividade das descrições a elaborar,
quer no que se relaciona com a selecção dos elementos de descrição a contemplar, quer
no que se reporta à quantidade e à qualidade da informação a registar em cada um deles.
2.2.4 Funções, definidas como todo e qualquer objectivo de topo, responsabilidade ou tarefa
atribuída a uma pessoa colectiva pela legislação, por uma política ou mandato. Englobam
igualmente as suas subdivisões.
A sua descrição tem como base a ISDF35 , norma constituída por 25 elementos de informação
(enumerados no quadro 1), repartidos por 4 zonas e uma secção, esta última destinada
à criação e descrição de relações:
• Zona da identificação,
destinada a identificar, de forma unívoca, a função, bem como à criação
de um ponto de acesso normalizado – a respectiva Forma autorizada do nome da função;
34 Cf. ISDIAH, Introdução, p. 9.
35 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, ISDF: International Standard for Describing Functions: Developed by the Committee
on Best Practices and Standards, Dresden, Germany, 2-4 May 2007. First edition. Dresden: ICA/CBPPS, 2008. [Consult.
Set. 2010]. Disponível em: http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ENg.pdf. (Doravante referida como ISDF).
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.