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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística. 172 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales A sua descrição tem como base a ISDIAH 32 , constituída por 35 elementos de informação (enumerados no quadro 1), repartidos por 6 zonas e uma secção, esta última destinada à criação de relações: • Zona da identificação, destinada a identificar, de forma unívoca, a entidade detentora, bem como à criação de um ponto de acesso normalizado – a respectiva Forma autorizada do nome; • Zona do contacto, onde são registadas as formas de contactar a entidade detentora; • Zona da descrição, na qual é fornecida informação sobre a história da entidade detentora, sua estrutura interna e respectiva política de aquisições; • Zona do acesso, que fornece informação sobre como aceder à entidade detentora, nomeadamente horário de funcionamento e eventuais restrições de acesso; • Zona dos serviços, que regista informação sobre o tipo de serviços técnicos disponibilizados pela entidade detentora; • Zona do controlo, que permite identificar, de forma unívoca, a descrição, fornecendo informação sobre como, quando e por que serviço a descrição foi criada e mantida; • Secção destinada ao registo e descrição das relações entre a entidade detentora e as descrições da documentação que detém, e as descrições das pessoas colectivas, pessoas singulares ou famílias relacionadas com essa documentação. Em ambos os casos poderão ser criadas tantas relações quantas as consideradas necessárias. Apenas 3 elementos são considerados de preenchimento obrigatório: Identificador; Forma(s) autorizada(s) do nome; Local e morada(s). As descrições resultantes da aplicação da ISDIAH possibilitam: • Identificar e contactar as referidas entidades detentoras; • Criar directórios ou listas de Formas autorizadas dos nomes das entidades detentoras; • Criar ligações com directórios ou listas de Formas autorizadas dos nomes de outras entidades detentoras de outros tipos de recursos de informação (biblioteconómicos ou museológicos), ou permitir a sua integração em directórios ou listas comuns a este conjunto de entidades, a nível regional, nacional e internacional33 ; • Produzir estatísticas sobre as entidades detentoras a nível regional, nacional e internacional. Quando integradas num sistema de descrição arquivística, podem ser utilizadas com diferentes objectivos: • Identificar e descrever as entidades detentoras; 32 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings: Developed by the Committee on Best Practices and Standards, London, 10-11 March 2008. First edition. London: ICA/ CBPS, 2008. [Consult. Set. 2010]. Acessível em: http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH%20Eng_0.pdf . (Doravante referida como ISDIAH). 33 Veja-se, a título de exemplo, UNIÃO EUROPEIA, APEnet project website (Archives Portal Europe). Sítio Web. [Consult. Nov. 2010]. Disponível em: http://apenet.nac.kei.pl/, cujo objectivo reside na construção de um portal de acesso partilhado pelo conjunto dos Arquivos Nacionais dos países aderentes; UNIÃO EUROPEIA, Europeana. Sítio Web. [Consult. Novembro 2010]. Disponível em: http://www.europeana.eu/portal/, que permite aceder às descrições e colecções digitais europeias (arquivos, bibliotecas, museus, etc.).
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales • Facultar um ponto de acesso normalizado para cada uma das entidades detentoras; • Criar e descrever relações entre as entidades detentoras e: - A descrição dos produtores da documentação de arquivo; Neste caso, a ISDIAH recomenda que a criação destas relações tenha como base a organização ou os esquemas de classificação utilizados pela entidade detentora, com o objectivo de permitir a esta última o controlo intelectual dos fundos que detém; - A descrição da documentação de arquivo que detêm. De referir que não existe limite para o número de relações a criar. Este tipo de descrição não é novo para os arquivistas. A título de exemplo refiram-se os guias de fundos, em suporte convencional ou electrónico, elaborados com o objectivo de darem a conhecer, de uma forma genérica, a totalidade ou um grupo de fundos detidos por uma ou por várias entidades detentoras e que, regra geral, incluem a descrição, mais ou menos completa, destas últimas, com o objectivo de facilitar o acesso à documentação referenciada. A aposta do ICA na disponibilização de uma norma específica tem como objectivo a normalização dessas descrições. A utilização desta norma pode, nalguns casos, pôr questões que convém tomar em consideração, já que as entidades detentoras, incluindo os serviços de arquivo, são igualmente produtoras de documentação. Podem assim ser descritas estritamente na sua qualidade de detentoras, devendo, nesses casos, recorrer-se à ISDIAH, ou igualmente na sua qualidade de produtoras de documentação de arquivo, com recurso à ISAAR (CPF). Uma vez que existe uma taxa de sobreposição entre os elementos de descrição das duas normas - (Forma(s) autorizada(s) do nome; Forma(s) paralela(s) do nome; Outra(s) forma(s) do nome; História; Mandatos / Fontes de autoridade; Estrutura administrativa; todos os elementos de informação da Zona de controlo; parte dos elementos de informação da secção Relações das entidades detentoras com a documentação de arquivo e seus produtores) -, como pode aliás constatar-se através da análise do quadro 1, poderá optar-se pela elaboração de uma única descrição, onde sejam combinadas as zonas previstas pela ISAAR (CPF) com as zonas específicas da ISDIAH34 . Haverá ainda, em qualquer caso, a necessidade de definir a exaustividade das descrições a elaborar, quer no que se relaciona com a selecção dos elementos de descrição a contemplar, quer no que se reporta à quantidade e à qualidade da informação a registar em cada um deles. 2.2.4 Funções, definidas como todo e qualquer objectivo de topo, responsabilidade ou tarefa atribuída a uma pessoa colectiva pela legislação, por uma política ou mandato. Englobam igualmente as suas subdivisões. A sua descrição tem como base a ISDF35 , norma constituída por 25 elementos de informação (enumerados no quadro 1), repartidos por 4 zonas e uma secção, esta última destinada à criação e descrição de relações: • Zona da identificação, destinada a identificar, de forma unívoca, a função, bem como à criação de um ponto de acesso normalizado – a respectiva Forma autorizada do nome da função; 34 Cf. ISDIAH, Introdução, p. 9. 35 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, ISDF: International Standard for Describing Functions: Developed by the Committee on Best Practices and Standards, Dresden, Germany, 2-4 May 2007. First edition. Dresden: ICA/CBPPS, 2008. [Consult. Set. 2010]. Disponível em: http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ENg.pdf. (Doravante referida como ISDF). 173 4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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