LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Mas há ainda a considerar o facto de que existem diferentes níveis de produtores. As unidades
orgânicas que constituem uma pessoa colectiva são, elas próprias, produtoras de documentação
e, enquanto tal, passíveis de descrição. Não são, no entanto, produtoras de
Fundos, havendo pois que determinar o grau de profundidade a considerar na descrição dos
produtores.
Igualmente há que definir o grau de exaustividade das descrições a produzir. Saliente-se que
este ponto pode assumir vertentes distintas:
•
o número de elementos de informação a seleccionar (nível de detalhe mínimo – apenas
os elementos obrigatórios; nível de detalhe médio; nível de detalhe máximo – todos os
elementos previstos).
• o tipo e a qualidade da informação a registar em cada elemento - na História, por exemplo.
•
•
as relações a criar entre as descrições dos diferentes produtores: necessariamente apenas
as que se espelham na documentação produzida, mas será pertinente precisar com que
critérios.
as relações a criar entre as pessoas colectivas, singulares e famílias e os recursos arquivísticos:
apenas relações de produção, ou igualmente relações de outra natureza - coleccionadores,
autores, colaboradores, destinatários, assuntos, considerando que tais entidades
podem igualmente corresponder ao assunto de uma unidade de descrição documental.
Em relação aos pontos de acesso, poderá optar-se por controlar apenas os de autoridade:
Formas autorizadas do nome para cada uma das entidades descritas. Será ainda possível, no
entanto, recorres a vocabulários controlados para o preenchimento de elementos de informação
como o Estatuto legal, por exemplo.
Uma outra decisão passa pela escolha das normas utilizar para a criação dos pontos de acesso
normalizados: as utilizadas pelas bibliotecas, cuja longa experiência neste domínio é sobejamente
conhecida, ou proceder à elaboração de normas específicas. De referir que esta última
hipótese tem estado a ser a adoptada por várias comunidades arquivísticas.
Existem, no entanto, ainda outras questões a considerar: o identificador unívoco a utilizar
para as pessoas colectivas, por exemplo, ou como determinar, de forma consistente e coerente,
o seu estatuto legal, já que os diplomas legais de criação e regulamentação se revelam,
com alguma frequência, insuficientes.
2.2.3 Pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias detentoras de documentação de
arquivo.
Entende-se por entidade detentora qualquer entidade responsável pela custódia, conservação
e comunicação de documentos de arquivo, ou seja, os serviços de arquivo. No entanto
este termo é utilizado na norma de forma mais abrangente, podendo englobar organismos
de carácter cultural, como as bibliotecas, os museus, ou outras pessoas colectivas, pessoas
singulares ou famílias, desde que custodiem e acessibilizem documentos de arquivo.
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.