LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Na base da descrição encontra-se igualmente um conjunto de regras claramente enunciadas
na ISAD (G) 25 :
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A descrição é feita do geral para o particular, com o objectivo de representar o contexto e
a estrutura hierárquica do Fundo e das partes que o compõem;
Regista informação pertinente para o nível de descrição, com o objectivo de representar
com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;
Assegura a ligação entre descrições, com o objectivo de tornar explícita a posição da unidade
de descrição na hierarquia;
Assegura a não repetição da informação, com o objectivo de evitar a redundância em
descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas.
Tendo em conta que a ISAD (G) foi a primeira norma a surgir, foi nela que se centraram as
atenções das comunidades arquivísticas da maioria dos países, com o objectivo de proceder
à sua análise e exploração, de a integrar no seu quotidiano, de proceder à sua articulação
com normas e práticas de descrição nacionais ou locais, de a testar, através da aplicação a
documentação com diferentes características, a diferentes níveis de profundidade.
No entanto, e tal como se constatou da sua aplicação prática no âmbito do Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e da entidade que lhe sucedeu, a Direcção-Geral de
Arquivos26 , a sua utilização não conduz, necessariamente, a descrições normalizadas, coerentes
e consistentes, mesmo quando o preenchimentos dos elementos de informação tem em
conta o definido pelo conjunto de normas ISO por ela recomendadas.
A falta de normalização em relação à terminologia utilizada pelas comunidades arquivísticas
dos diferentes países, ou entre serviços de arquivo de um mesmo país, em nada contribui
para a normalização da descrição. Um dos aspectos que há que garantir, por exemplo, é
a aplicação coerente e consistente dos níveis de descrição, começando pelo Fundo, mas
passando também pelas diferentes partes que o constituem, com base na definição da sua
natureza e características, para proceder à sua delimitação.
Especificamente no que ao Fundo se reporta, bem como à aplicação do princípio da proveniência,
é importante considerar a forma como a sua abordagem tem evoluído, desde que
Michel Duchein lhe dedicou o seu conhecido estudo27 . Com base na constatação da crescente
complexidade e mutabilidade das actuais Administrações, quando se trata de pessoas
colectivas, mas também, embora de uma outra forma, de pessoas singulares ou famílias,
bem como das consequências de que tal mutabilidade se reveste para a documentação produzida
- no domínio da custódia, do controlo, da utilização e reutilização -, o princípio da
proveniência foi aprofundado, ganhando novas dimensões28 . Assim, para além de identificar
25 Ibidem, 2. Regras para a descrição multinível.
26 A este respeito cf. RUNA, Lucília; PENTEADO, Pedro, Surfeando de sigla en sigla: la Dirección General de Archivos (DGARQ)
y la normalización de la descripción en Portugal. In: Tabula: Estudios Archivísticos de Castilla y León. Salamanca: Asociación
de Archiveros de Castilla y León. N.º 11, 2008, pp. 65-95.
27 “Le respect des fonds en archivistique: principes théoriques et problèmes pratiques”, já citado, pp. 9-34.
28 Para uma síntese relativa aos conceitos de fundo, proveniência, ordem original e problemáticas com eles directamente
relacionadas cf. The archival fonds: from theory to practice=Le fonds d’archives: de la théorie à la pratique, já citado, especialmente
a “Introdução geral”, da responsabilidade de Terry Eastwood, pp. 1-13; ou ainda COOK, Terry, “Archival science and
postmodernism: new formulations for old concepts”. In: Archival science: International journal on recorded information. Kluwer
Academic Publishers. Vol. 1, n.º 1, 2001, pp. 3-24, em especial pp. 21-22.