LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
fidedignidade, o que passa pela garantia de que os documentos de arquivo permanecem vinculados,
durante todo o seu ciclo de vida, ao respectivo contexto de produção e de utilização.
Mas visa também o exercício de uma cidadania informada, que exige o acesso à documentação
produzida no âmbito das Administrações ainda na sua fase activa, ou posteriormente, quando
a sua função é só já a de memória do que aconteceu, de onde aconteceu, de como aconteceu.
O processo de normalização da descrição visa, pois, e parafraseando as normas internacionais 20 :
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Produzir descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas;
Facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos de arquivo, bem como
sobre o seu contexto de produção e de utilização;
Possibilitar uma melhor interpretação dos documentos de arquivo com base na apreensão
do seu contexto de produção e utilização;
Possibilitar o intercâmbio das descrições dos produtores de documentos de arquivo, bem
como das respectivas funções;
Possibilitar o intercâmbio das descrições dos detentores de documentos de arquivo;
Possibilitar a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras
num sistema unificado de informação.
2.2 Os objectos da descrição e as respectivas normas internacionais
O cumprimento de tais objectivos, define os próprios objectos de descrição:
2.2.1 Os documentos de arquivo, integrados nos fundos e nas partes que os constituem,
na sua multiplicidade de formas e suportes, organicamente produzidos e / ou acumulados e
utilizados por uma pessoa colectiva, por uma pessoa singular ou por uma família no desempenho
das suas actividades e funções.
Para o efeito existe a ISAD (G), norma geral destinada à descrição da documentação.
Relembre-se que não contempla documentação com características especiais, remetendo,
para esse efeito, para normas específicas já existentes. Esta necessidade de articulação tornase
premente, sobretudo, no nível mais baixo de descrição – o Documento – já que é sobretudo
a esse nível que se manifesta a necessidade de representar características específicas,
decorrentes seja da forma como a informação é veiculada, seja do suporte 21 .
A ISAD (G) contempla um total de 26 elementos de informação (enumerados no quadro
1), repartidos por 7 zonas:
• Zona da identificação,
destinada a identificar a unidade de descrição.
• Zona do contexto,
utilizada para o registo de informação sobre a origem e a custódia da
unidade de descrição.
• Zona do conteúdo e estrutura,
que recolhe informação relativa ao assunto e organização da
unidade de descrição.
• Zona das condições de acesso e utilização,
que contém informação sobre a acessibilidade /
20 ISAD(G), Introdução, pp. 11 e 12.
21 ISAD (G), Apêndice B, Exemplos completos, p. 53: “De acordo com I.4, as regras locais ou existentes podem utilizar-se para
tipos especiais de documentação (isto ocorre normalmente no nível de descrição da peça).”