LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
ISO a formalização do registo da informação dentro de alguns elementos, e prevista a necessidade
de proceder à criação e controlo de pontos de acesso normalizados.
Em simultâneo, conferiu uma crescente importância à caracterização e descrição dos contextos
de produção e utilização dos documentos e, partindo dos velhos princípios de respeito
interno e externo pelos fundos, definiu um novo modelo conceptual da descrição.
Na prática, verifica-se que se tal modelo facilita a partilha e a rentabilização do trabalho e a
recuperação da informação, não deixa de tornar bem mais exigente a tarefa de descrição.
A tónica é colocada na descrição, independentemente do tipo, do formato e do suporte dos
documentos, entendida como um processo dinâmico, passível não só de ser actualizada à
medida que se aprofunda o conhecimento do objecto, mas também como um processo que
deve, se não preceder, pelo menos acompanhar a documentação ao longo de todas as fases
do seu ciclo de vida, adaptando-se às necessidades e exigências de cada um deles (nomeadamente
produção, avaliação, organização, acesso …).
Uma das principais questões com as quais os profissionais se deparam face à descrição, reside
no facto de, tratando-se de uma representação elaborada por arquivistas com formações,
experiências e práticas diversificadas, e sendo a documentação de arquivo a representar tão
diversa que chegou a haver dúvidas sobre a possibilidade de empreender, com êxito, a tarefa
de normalização do seu tratamento, na qual se inclui a descrição, não é possível erradicar
totalmente de tais operações uma certa dose de subjectividade.
A impossibilidade de elaborar normas que prevejam todas as questões e problemas com que
quotidianamente os arquivistas se deparam, obriga-os a tomar decisões, que devem ter o
cuidado de justificar, mas que sabem, à partida, que poderiam ser diversas, se tomadas por
outro profissional.
Directamente proporcional à crescente exigência de uma maior especialização e domínio
das técnicas do tratamento arquivístico da documentação, é o grau de exigência dos utilizadores,
cujo perfil é cada vez mais diversificado, o que se reflecte na imprevisibilidade das
questões colocadas, na diversificação das suas áreas de interesse, e na crescente expectativa
de disporem de sistemas que permitam a recuperação de recursos informativos, independentemente
da sua natureza – arquivística, biblioteconómica, museológica, … – ou da
entidade que os detém.
Pretendem dispor de descrições estruturadas, coerentes, consistentes, de preferência acedidas
remotamente, através de redes e portais que evitem a visita individualizada aos sítios
Web das diferentes entidades, que disponibilizem conteúdos informativos que transcendam
fronteiras, e que são a base de uma memória colectiva que ultrapassa o âmbito nacional e se
alarga tanto quanto o permite o recurso a tecnologias de informação cada vez mais rápidas,
poderosas e sofisticadas.
2.1 Os objectivos gerais
Os principais objectivos da descrição arquivística encontram-se enunciados pelo ICA na
mesma fonte acima mencionada: a ISAD (G): “…identificar, gerir, localizar e explicar a documentação
de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que a produziu.”
O produto da descrição implica, pois, os seus próprios produtores, que são também os seus
primeiros utilizadores, que para além da recuperação têm que assegurar a sua autenticidade e
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.