LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.
164
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
A descrição não deixa, no entanto, de se revelar condição necessária ao cumprimento da legislação
que em Portugal, como em vários outros países, regula o acesso aos documentos das Administrações
(por elas produzidos no âmbito do desenvolvimento das suas funções e actividades)
por parte dos cidadãos, em nome de princípios como a transparência, a igualdade, a justiça e a
imparcialidade; ou a legislação que determina o direito de acesso, por parte dos cidadãos, à informação
contida nos processos em que são parte interessada. Tais direitos pressupõem não apenas
o conhecimento da sua existência, mas igualmente a possibilidade de a localizar e recuperar.
O que importa, no entanto, salientar, de todo o trabalho desenvolvido no sentido de promover
a normalização da descrição arquivística, é que na concordância ou na discordância,
na aceitação ou na crítica, as normas internacionais tiveram a vantagem de suscitar a discussão,
o debate, a reflexão sobre as práticas até então adoptadas, directamente relacionadas
com a problemática do acesso à informação17 ; dotaram os arquivistas de instrumentos de
trabalho comuns; constituíram-se na base da troca e da partilha de informação entre diferentes
sistemas de descrição18 .
2. A descrição arquivística
O conceito de descrição arquivística encontra-se hoje definido nas normas internacionais
produzidas pelo ICA como “a elaboração de uma representação exacta de uma unidade de
descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise, organização
e registo de informação …” 19 .
São assim assumidas, como base do trabalho de descrição, um conjunto de tarefas complexas
mas bem conhecidas dos arquivistas, que contaram, desde um período bem anterior ao aparecimento
das normas de descrição do ICA, com metodologias próprias. Contemplam, por
um lado, as características físicas dos documentos e a análise dos respectivos conteúdos e,
por outro, o registo da informação recolhida, que pode revestir diferentes graus de profundidade,
materializados em diferentes tipos de instrumentos de descrição (basicamente guias
– nível Fundo; inventários – nível Série; ou catálogos – nível Documento).
A área fundamental de intervenção do ICA prendeu-se com a necessidade, potenciada pelas
tecnologias da informação, pela globalização e pela necessidade de integrar, a nível não só
nacional mas também internacional, descrições provenientes de diferentes entidades num
sistema unificado de informação. A opção recaiu na pré-definição de grelhas para o registo
da informação: elementos a contemplar, sua estruturação em zonas, tipo de informação a
registar em cada um, sendo remetida para um conjunto mais ou menos alargado de normas
levado a que o tratamento dedicado à documentação fotográfica se tenha centrado no documento em si, preterindo-se a visão
global que permite identificar e explicar o contexto de produção dos documentos, essencial à compreensão de um todo, que
em arquivo, é sempre maior do que a soma das partes”. In: PORTUgAL. DIRECÇÃO-gERAL DE ARQUIVOS, CENTRO POR-
TUgUÊS DE FOTOgRAFIA, Guia de fundos e colecções fotográficos 07. Lisboa: DgARQ, 2007. Introdução técnica, p. 13.
17 Sobre as consequências, na arquivística em geral e na descrição em particular, da adopção de uma abordagem centrada no
acesso à informação, por contraposição a uma abordagem centrada na guarda física dos documentos, cf. MENNE-HARITZ,
Angelika, “Acess: the reformulation of an archival paradigm”. In: Archival science: International journal on recorded information.
Kluwer Academic Publishers. Vol. 1, n.º 1, 2001, pp. 57-82.
18 Para uma síntese do processo de desenvolvimento das normas internacionais ISAD (G) e ISAAR (CPF), bem como para
um balanço geral das consequências da sua publicação, pode consultar-se VITALI, Stefano, “El esfuerzo de normalización
internacional”. In: Tabula: Revista de Archivos de Castilla y León. Salamanca: Asociación de Archiveros de Castilla y León. N.º
7, 2004, pp. 11-22.
19 A defi nição surge em todas as quatro normas de descrição do ICA. Remete-se aqui para a primeira a ser publicada: a
A definição surge em todas as quatro normas de descrição do ICA. Remete-se aqui para a primeira a ser publicada: a ISAD
(G), p.15.