LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Tendo como ponto de partida tradições e práticas administrativas e arquivísticas diversas,
os diferentes países que não dispunham de normas nacionais (ao contrário do que se verificava
nos Estados Unidos, no Canadá, na Grã-Bretanha, por exemplo), debruçaram-se e
apropriaram-se delas a ritmos diferentes e, muito frequentemente, a partir da experiência
que lhes era mais familiar: a descrição da documentação, sobretudo a de conservação definitiva,
textual, em suporte convencional.
Para a descrição em maior profundidade de documentos especiais (selos, registos sonoros ou
desenhos técnicos, de acordo com os exemplos fornecidos pela ISAD (G)), ou em suporte
electrónico, é previsto o recurso a manuais elaborados para o efeito.
Na prática, e desenvolvendo-se de forma paralela, com pontuais intersecções, a arquivística
continuou frequentemente subdividida nas três tradicionais áreas de intervenção – arquivos
correntes, arquivos intermédios, arquivos definitivos – justificadas pelas necessidades específicas
de cada uma, evoluindo de forma nem sempre articulada12 .
Embora tenham surgido projectos como The Preservation of the Integrity of Electronic Records,
ou The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPA-
RES), que partindo da análise dos documentos electrónicos (com o objectivo de identificar e
definir quer a sua natureza quer os seus componentes e determinar as condições necessárias
para assegurar a sua integridade, fiabilidade e autenticidade), concluíram que são consistentes
com as apresentadas e exigidas pelos documentos em suporte convencional; e que é a
forma de assegurar tais exigências para os documentos electrónicos que se reveste de especificidade
13 ; a visão integrada dos arquivos foi permanecendo, frequentemente, relegada para
o plano teórico; quanto muito para o plano dos objectivos a atingir. E se não é fácil, nos dias
de hoje, a qualquer arquivista, contestar o princípio de que “Os procedimentos relacionados
com a descrição podem ter início no momento da produção dos documentos – ou mesmo
antes – e continuar durante o seu ciclo de vida” 14 , nem sempre o processo de descrição é
ou pode ser encarado, na prática, como um todo articulado, que progride e cresce com os
documentos 15 , mas antes como vários processos perfeitamente compartimentados, seja pela
sua idade, seja pela sua forma 16 , seja pelo seu suporte.
ARQUIVO, Orientações para a descrição arquivística. 1.ª v. Lisboa: DgARQ, 2006.
Refira-se que muitos destes instrumentos de trabalho dispõem já de novas e mais recentes versões e edições actualizadas.
12 A este respeito veja-se SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Júlio; REAL, Manuel Luís, Ob. cit., pp.
155 e 156, que afirmam que “… a invocação das várias idades arquivísticas pode induzir que se está a falar não apenas de
fases etárias de uma mesma entidade, mas sim de entidades distintas, cuja distância temporal lhes confere conteúdos diversos
e determina metodologias próprias. (…) A concepção integrada do objecto da Arquivística tem vindo a tornar-se cada vez
mais evidente ao ser encarado o arquivo como um sistema de informação específico e coerente. O facto de a importância da
gestão documental ser realçada no âmbito da administração corrente constitui um factor decisivo para facilitar toda a cadeia
de operações de organização, triagem e descrição dos documentos, seja qual for a sua idade.”
13 Cf., a este respeito, DURANTI, Luciana, “The impact of digital technology on archival science”. In: Archival science: International
journal on recorded information. Kluwer Academic Publishers. Vol. 1, n.º 1, 2001, pp. 39-55.
14 ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo:
Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad. grupo de Trabalho para a Normalização da
Descrição em Arquivo. 2.ª ed. Lisboa: IAN/TT, 2004. [Consult. Set. 2010]. Acessível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/isadg.
pdf, p. 11. (Doravante referida como ISAD (G)).
15 “La description peut aussi évoluer dans le temps pour les archives définitives. En effet, la description d’un fonds realisée au
moment de l’acquisition des documents (traitement préliminaire) n’aura pas le même niveau de détail qu’une autre réalisée
après le traitement définitif d’un fonds”. In: COUTURE, Carol (dir.), Les fonctions de l’archivistique contemporaine, já citado,
p. 264.
16 Constitui um bom exemplo a documentação fotográfica: “Tendencialmente a ‘espécie’ fotográfica é mais considerada na sua
vertente artística ou ornamental, quase museológica, ou ainda como fonte de informação histórica, e não tanto como o produto,
o documento resultante da prossecução das actividades e funções de um organismo ou de um indivíduo. Esta perspectiva tem
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.