LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4.3
1. Introdução
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
A descrição arquivística
Runa, Lucília
Direcção-Geral de Arquivos
Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico (Portugal)
O conceito e a prática da descrição arquivística têm vindo a caracterizar-se, sobretudo a partir
dos anos 80 do século passado, por uma constante evolução, como fica patente através
da análise da bibliografia que a eles se reporta. Como denominador comum aos diferentes
trabalhos, estudos e reflexões sobre eles produzidos, destaca-se o seu objectivo mais geral: o
acesso e a recuperação da informação contida nos documentos de arquivo.
Não constituindo objectivo do presente capítulo proceder a uma abordagem história da evolução
da arquivística1 , do conceito de descrição, dos seus objectivos gerais e específicos ou
da metodologia por ela adoptada, sem qualquer preocupação de exaustividade, e remetendo
para alguns autores consagrados, constata-se que foi definida por Antonia Heredia Herrera
como:
“… el análisis realizado por el archivero sobre los fondos y los documentos de archivo
agrupados natural o artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la información
en ellos contenida para ofrecerla a los interessados. (…) La descripción documental
compreende no solo el análisis de los documentos (…), sino también los datos para su
localización. La descripción es necesaria tanto en un archivo administrativo como en un
archivo histórico, aunque sa prática pueda presentar algunas variantes.” 2
Com efeito, e remetendo para Dominique Maurel e Michel Champagne:
“Les archives ne sont en effet d’aucune utilité si on ignore leur existence et si on n’a pas
les moyens de savoir où elles se trouvent et ce qu’elles contiennent. (…) Pour que cette
connaissance puisse prendre forme, les documents doivent être identifiés à l’intérieur
d’outils de repérage.” 3
Se, em 1991, Antonia Heredia Herrera constatava, referindo-se à descrição:
“Resulta curiosa la falta de defeniciones en los Manuales más divulgados (Francia, Canadá,
Italia)” 4 ;
1 Para o efeito existe bibliografia diversificada. Saliente-se, no entanto, SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda;
RAMOS, Júlio; REAL, Manuel Luís, Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Vol. 1. Porto: Edições Afrontamento,
1999.
2 HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística general: teoría y práctica. 5.ª edición actualizada y aumentada. Sevilla: Diputación
Provincial, 1991.
3 “La description et l’indexation”. In: COUTURE, Carol (dir.), Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Québec: Presses
Universitaires du Québec, 2003, p. 255.
4 HEREDIA HERRERA, Antonia, Ob. cit., p. 299.
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4 El sistema de administración de documentos. A descrição arquivística.