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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales 4. Producción bienes públicos de carácter social 41. Sanidad 411. Sanidad: administración general 412. Hospitales, Servicios asistenciales y Centros de Salud 413. Acciones públicas relativas a la salud 414. Emergencias sanitarias 415. Atención primaria de salud 416. Atención especializada 42. Educación 421. Educación: administración general 422. Enseñanza 423. Promoción educativa 43. Ordenación del territorio, urbanismo y vivienda 430. Ordenación del territorio, Urbanismo y Vivienda: Administración General 431. Ordenación del territorio y urbanismo 432. Vivienda 433. Arquitectura 44. Bienestar comunitario 442. Gestión, protección y mejora medio ambiente 443. Protección de los derechos del consumidor 45. Cultura 451. Cultura: administración general 452. Bibliotecas y patrimonio bibliográfico 454. Archivos y patrimonio documental 455. Promoción cultural 458. Protección patrimonio Histórico-artístico y arqueológico 459. Otras actividades culturales 46. Deportes 461. Deportes: administración general 462. Deportes y educación física 149 4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística.
4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística. 150 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Esta estructura de sistema de clasificación requerirá en estos primeros niveles de agregación, de una administración regular en cuanto a qué funciones y grupos de funciones, pueden aparecer o desaparecer anualmente, en función del avance del grado de competencias que tengan nuestras organizaciones. El que una función o subfunción desaparezca, no quiere ello significar que desaparezca de nuestro sistema de clasificación, sino que a partir de una fecha concreta, en este caso la aprobación del presupuesto, esa función o subfunción quedará sin actividad, y por lo tanto no habrá más agregación o captura de documentos, lo que supone un control efectivo de la administración de documentos. Cada línea de detalle, es decir cada función o subfunción reflejada en nuestro sistema de clasificación ha de tener una gestión propia, con un modelo de metadatos definido que permita la contextualización y vinculación con el resto de agentes que intervienen en este nivel, y especialmente representa la vinculación con la Institución productora. 3.1 Cuadro de clasificación. Mientras que para la clasificación eran numerosas las definiciones que encontrábamos, en el caso del Cuadro de Clasificación existe un consenso generalizado en señalar que el Cuadro es la plasmación material del sistema de clasificación escogido mediante una estructura jerárquica. Ahora bien, esta uniformidad se presenta con distintos matices fruto lógico de las distintas visiones existentes de la clasificación, y así en un primer momento se hacía hincapié en la estructura de la institución: “la clasificación siguiendo el principio de procedencia precisa de su plasmación material en un esquema o cuadro que no es otra cosa que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series. Habremos de distinguir siempre dos niveles o estadios: el primero se identifica con la estructura o funcionamiento de la institución (por ejemplo su organigrama: órganos y funciones) y corresponde a las secciones y subsecciones o bien grupos o subgrupos; el segundo nivel equivale a las series documentales, es decir a los testimonios de actividades derivadas de aquella estructura” (HEREDIA, 1991, 187), o “un cuadro de clasificación es el instrumento de consulta resultado de la fase de identificación que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura, denominación de secciones y series, fechas extremas, etc. El cuadro de clasificación es además y sobre todo una herramienta de organización y descripción de los fondos documentales. La materialización de esa operación intelectual llamada clasificación archivística” (CAYETANO, 1998, 125); llegando a considerar incluso el cuadro de clasificación como un mero “”Instrumento de consulta” que refleja la “organización” del “fondo” documental y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de “secciones” y “series”, “fechas extremas”, etc.)” (MINISTERIO DE CULTURA, 1995). Esta visión ha ido avanzando a definiciones como la de Roberge: “el cuadro de clasificación de los documentos administrativos de una organización es una estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y el reagrupamiento físico o intelectual de los documentos al igual que su localización por el conjunto del personal de la organización» (ROBERGE, 1992, 161), hasta llegar a considerar el Cuadro de Clasificación como una pieza fundamental en la gestión de documentos y reflejo de las funciones y actividades de la organización. Y así MoReq señala: «en la gestión de documentos de archivo, los expedientes se van agregando respetando una estructura que, de acuerdo con las buenas prácticas, debería reflejar las funciones de la actividad en cuestión. La representación de esta agregación se denomina «cuadro de clasificación» (MoReq, 2001, 11) y MoReq2: «un cuadro de clasificación es la
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